Die Zeitkünstler App effektiv nutzen

Zeitkünstler-App - die aktuelle Woche planen

Die Idee

David Allen hat in seinem GTD©-Buch "Wie ich die Dinge geregelt kriege" das Prinzip der 43-Ordner beschrieben. Die großartige Idee dahinter:

Sortiere Aufgaben zeitlich so ein, dass Du erst wieder drüber stolperst, wenn die Aufgabe dran ist.

Dieses wunderbare Prinzip wurde der Zeitkünstler-App zugrunde gelegt.

Ganz kurz zu dem Prinzip:

  • Die 43-Ordner waren ursprünglich als Papierordner oder Hängeregister konzipiert: 12 Register für die Monate des Jahres - und 31 Register für die Tage eines Monats. Macht in Summe 43 Register. In diese Register werden Blätter einsortiert, auf denen je eine Aufgabe steht.
  • Wenn ein neues ToDo entsteht, schreibt man es auf ein Blatt und sortiert die Aufgabe in den Monat, wo man sie erledigen möchte (oder muss). So würde zum Beispiel die Aufgabe "Winterreifen aufziehen" in den November einsortiert.
  • Zu Beginn eines Monats verteilt man die Blätter dieses Monats auf die einzelnen Tages-Register. So hat man einen Plan, was man wann im Monat erledigen möchte.

 

Man könnte das Prinzip auch so umschreiben: "Vom Groben ins Feine" - oder "Top-Down".

Mit diesem Prinzip ist sichergestellt, dass Du keine Aufgabe vergessen kannst. Dadurch bekommst Du den Kopf frei. Und es ermöglicht den klaren Fokus für das, was jetzt gerade anliegt.

Die Umsetzung in der Zeitkünstler-App

Jahressicht in der Zeitkünstler-App

Vom Groben ins Feine

Bei manchen Dingen hast Du vielleicht den Vorsatz:

„Das will ich dieses Jahr irgendwann angehen!“

Solche Aufgaben kannst Du in der App zunächst für das laufende Jahr einplanen.

Und wenn der Zeitpunkt gekommen ist, die Aufgabe tatsächlich zu erledigen, schiebst Du sie in der App in einen bestimmten Monat oder - ganz forsch - in eine bestimmte Woche.

Auf Sicht fahren

Neben den eher grob geplanten Dingen stehen meistens einige Aufgaben ganz konkret an. Diese kannst Du in die aktuelle oder nächste Woche schieben.

Neben der aktuellen oder nächsten Woche stehen Dir natürlich alle Wochen des Jahres zur Verfügung, um dort Aufgaben einzuplanen.

Durch einfaches Ziehen kannst Du Aufgaben in eine andere Woche verschieben oder die Reihenfolge der Aufgaben ändern (das Wichtigste zuerst...).

Zeitkünstler-App - die aktuelle Woche planen

Bearbeiten einer Aufgabe

Aufgaben konkret beschreiben

Neben dem reinen Titel der Aufgabe kannst Du zusätzliche Notizen eintragen - und eine Reihe weiterer Eigenschaften:

  • Deadline: Aufgaben mit anstehender Deadline werden immer nach oben sortiert und farblich markiert
  • Erinnerung: Dein Handy wird Dir eine Mitteilung anzeigen um Dich an die Aufgabe zu erinnern
  • Besonders wichtig: Die Aufgabe hat eine hohe Priorität und wird nach oben sortiert
  • Warten auf: Du kannst im Moment nichts tun, weil Du auf jemand anders wartest. Die Aufgabe wird nach unten sortiert und grau dargestellt.

Im Kalender navigieren

Mit dem Knopf "Kalender" oben/links öffnest Du die Kalenderansicht. Hier kannst Du das Jahr oder den Monat auswählen, den Du bearbeiten möchtest.

Zusätzlich ist hier das Menü für Einstellungen untergebracht. Damit kannst Du weitere Module einschalten.

Den HZeitraum im Kalender auswählen

Auswahl von Modulen im Menü

Weitere Module

Lebensbereiche und Ziele
"Wofür mache ich das alles bloß?" Vielleicht hast Du Dich auch schon manchmal gefragt, warum so viel Zeug in Deiner Aufgabenliste ist.

Muss das alles sein?

Wenn Du in der App Deine wichtigen Lebensbereiche einträgst - und zu den Lebensbereichen die Dinge, die Dir dabei wirklich wichtig sind (Ziele) - dann kannst Du schnell die Aufgaben entdecken, die mit Dir und Deinen wichtigen Zielen nix zu tun haben.

Mehr zu dem Modul Lebensbereiche kannst Du hier lesen.

Termine
Diese Funktion ist im Moment nur auf iOS-Geräten verfügbar. Sie ermöglicht Dir in der App - also ohne in die Kalender-App zu wechseln - für jede Woche die dort anstehenden Termine zu sehen.

Der Gedanke dahinter: Termine kosten Zeit und sollten berücksichtig werden, wenn man seine Aufgaben plant.

Das tolle ist: Du kannst dort auch direkt Termine anlegen, löschen und verändern.

Highlights
Manchmal hat man das Gefühl, dass man nur noch funktioniert - und das nichts Schönes mehr passiert. Mit diesem Modul kannst Du die tollen Momente und Erlebnisse - die sogenannten Highlights - eines jeden Monats erfassen um Dir bewusst zu machen, dass Dein Gefühl gar nicht stimmt. Oder um festzustellen, dass Du für mehr Schönes in Deinem Leben sorgen könntest.

Wochenbewertung
Eine weitere Funktion, um Dich selber zu reflektieren, ist die Wochenbewertung. Wenn Du dieses Modul aktivierst, kannst Du am Ende einer jeden Woche 5 Fragen zur aktuellen Woche beantworten. Im Modul Statistik wird Dir dann angezeigt, wie oft Du eine Woche eher gut oder eher bescheidener bewertet hast.

Statistik
Dieses Modul tut genau das, was es andeutet: Es zeigt Dir verschiedene Kennzahlen zu offenen und erledigten Aufgaben an.

Komfortables Arbeiten mit dem Tablet

Die App auf einem Tablet installiert ermöglicht Dir ein schnelles Navigieren.

Wenn Du die App auf mehreren Geräten nutzen möchtest, kannst Du die Daten über Deinen DropBox-Account synchronisieren, so dass Du auf jedem Gerät immer die aktuelle Ansicht hast. Die DropBox aktivierst Du im Menü für Einstellungen.

Kalender - Monatssicht

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