Viel zu viele Emails - und das sowohl beruflich als auch privat. Wie kann man da nur den Überblick behalten? Hier stelle ich Dir das einfachste Email Ablagesystem der Welt vor.
Jedes noch so ausgeklügelte Ordnersystem zur Ablage von Emails hat immer Nachteile.
Nehmen wir an, Du legst Deine beruflichen Emails in Ordnern ab, die nach dem Kundennamen benannt sind. Dann kannst Du nicht schnell mit einer Kundennummer einsteigen - zuerst brauchst Du den Namen des Kunden. Und mit einer Rechnungsnummer ist es auch schwierig.
Oder Du legst Ordner für Deine Projekte an - und bekommst Schwierigkeiten, wenn eine Email zu mehreren Projekten gehört.
Ganz schlimm ist es, wenn Du eine Struktur hast - Dich aber bei der Ablage im Eifer des Gefechts vertust: Du schiebst eine Mail in einen falschen Ordner. Wenn Du diese Mail später suchst, wirst Du es schwer haben, sie zu finden.
Bei jeder hierarchischen Ablagestruktur musst Du Dich entscheiden, nach welchen Ordnungskriterien Du Deine Emails ablegen möchtest. Das gleiche gilt natürlich nicht nur für Emails, sondern auch für das Ablagesystem von allen elektronischen Dokumenten.
Und Du musst bei jeder Email entscheiden, ob und wo Du sie ablegst. Das kostet einen kurzen Moment Zeit & Energie - und ist fehleranfällig.
Das einfachste Email Ablagesystem von allen
Die einfachste Ablagestruktur kennt nur einen einzigen Ordner: Den Archivordner. Dort kannst Du jede Email ablegen, nachdem Du sie gelesen hast. Du musst auch nicht lange überlegen, ob Du sie überhaupt ablegst: Im Zweifel immer rein damit - Speicher kostet heutzutage nicht mehr viel.
Und wie findest Du Deine Emails dann wieder?
Ganz einfach mit der Suchfunktion Deines Email Programms. Outlook zum Beispiel bietet eine sehr gute Suchfunktion an. Einfach den Namen des Kunden, die Rechnungsnummer oder den Namen des Absenders in die Suche eintippen - und schon bekommst Du eine sehr qualifizierte Trefferliste. Das gleiche funktioniert auch mit dem Mail-Programm unter MacOS oder mit einem iPad.
Wenn Du Dich noch nicht mit der Outlook-Suche beschäftigt hast: Hier bei der Microsoft-Hilfe bekommst Du sehr übersichtlich alle Informationen für einen ersten Einstieg.
Tipp: Um eine Email gut wiederfinden zu können, kannst Du auch bei Emails, die Du bekommen hast, jederzeit nachträglich den Betreff ändern. Damit lässt sich der Betreff mit den Stichworten anreichern, mit denen Du vermutlich danach suchen würdest. Wie das geht, erfährst Du in diesem Artikel auf blog.adminweb.at.
Zusatzinformation mit Kategorien
Wenn ein wichtiger Suchbegriff in der Email nicht vorkommt, kannst Du ihn unter Outlook zum Beispiel durch Zuweisung einer Kategorie ergänzen. Die Liste mit Kategorien ist beliebig erweiterbar. So kannst Du zum Beispiel die Namen Deiner Projekte als Kategorien hinterlegen und Deinen Emails zuweisen. Später kannst Du speziell nach allen Emails einer Kategorie (also eines Projekts) suchen.
Eine kurze Einführung zur Verwendung von Kategorien findest Du in diesem Hilfeartikel von Microsoft.
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