9 Uhr E-Mail vom Chef beantworten, bis 11 Uhr Konzept für einen Workshop fertig machen, dann etwas Puffer vor dem großen Meeting um 13 Uhr.
Läuft.
Bis es nicht mehr läuft.
Der Chef ruft dich plötzlich per Teams an mit der Frage: „Hast du kurz Zeit für die Präsentation von letzter Woche?“ Natürlich hat er nicht gefragt, ob du gerade mitten in einer komplexen Kalkulation steckst. Zwei Kolleg:innen melden sich fast gleichzeitig mit „nur einer kleinen Rückfrage“, dein Rechner findet, jetzt wäre ein guter Zeitpunkt für ein spontanes Update, und das 13-Uhr-Meeting wird auf 14:00 Uhr verschoben – Überraschung!
Am Ende des Tages blickst du auf eine halb abgehakte ToDo-Liste, viele ungelesene Chat-Nachrichten und das seltsame Gefühl, acht Stunden lang nichts geschafft zu haben. Willkommen im dynamischen Arbeitsalltag.
Was die Forschung sagt: Planung ist nicht gleich Planung
Zum Glück bist du nicht allein mit diesem Gefühl. Eine spannende Studie aus dem Jahr 2017 zeigt, dass Planung zwar grundsätzlich super ist – aber nicht jede Planungsart funktioniert gleich gut. Besonders dann nicht, wenn der Tag eher einem Orkan als einem ruhigen Segeltörn gleicht.
Die Forschenden unterscheiden zwei Arten der Tagesplanung:
- Zeitmanagement-Planung (TMP – Time Management Planning): Aufgabenlisten schreiben, Prioritäten setzen, Zeitblöcke reservieren. Das ist super – solange dein Tag verläuft wie geplant (was wie oft passiert?).
- Kontingenzplanung (CP – Contingent Planning): Der kluge Vetter von TMP. Dabei planst du nicht nur Aufgaben, sondern denkst auch darüber nach, was alles schiefgehen könnte – und wie du dann reagierst.
Kurz gesagt: TMP ist das hübsche Segelboot. CP ist das Segelboot mit Schwimmwesten, Ersatzsegel und Snacks für drei Tage. Und genau letzteres brauchst du, wenn du die ALPEN-Methode in dynamischen Arbeitstagen erfolgreich einsetzen willst.
Die ALPEN-Methode: Ein Klassiker mit Lücken
Die ALPEN-Methode ist ein bewährtes Werkzeug und steht für:
- Aufgaben notieren
- Länge schätzen
- Pufferzeiten einplanen
- Entscheidungen treffen
- Nachkontrolle durchführen
Sie hilft dir, deinen Tag klar zu strukturieren und realistisch zu planen. Das Problem? Sie geht davon aus, dass dein Tag dir gehört. In Wirklichkeit gehört er aber oft deinen Mails, deinem Chef, deinen Kolleg:innen – oder dem IT-Gremlin, der deinen Bildschirm einfriert.
Kurz: Die ALPEN-Methode ist stark in der klassischen Zeitmanagement-Planung (TMP) verankert. Das macht sie super – solange dein Arbeitstag keine eigenen Pläne hat.
Wenn du die ALPEN Methode für dynamische Arbeitstage nutzen willst, solltest du sie unbedingt um Elemente der Kontingenzplanung erweitern.
Was an ALPEN trotzdem hilfreich ist
Trotzdem hat ALPEN einiges drauf, selbst wenn’s turbulent zugeht:
- Aufgabenlisten geben Halt. Inmitten des Chaos hilft es enorm, wenigstens zu wissen, was du eigentlich tun wolltest.
- Pufferzeiten sind kleine Superhelden. Wenn du sie clever nutzt, retten sie dir den Tag – oder zumindest deine Nerven.
- Priorisierung ist dein Kompass. Sie zeigt dir auch nach drei Unterbrechungen noch, wo eigentlich Norden ist.
- Nachkontrolle ist wie der Blick in den Rückspiegel. Nicht immer angenehm, aber lehrreich.
Doch ganz ehrlich: Wenn du in einem dynamischen Arbeitsumfeld unterwegs bist, dann braucht dein Planungssystem mehr als nur gute Vorsätze und eine Pufferzeit mit Placebo-Effekt.
So rüstest du die ALPEN-Methode auf: ALPEN+CP
Du willst nicht nur planen, du willst bestehen. Dann pimp deine ALPEN-Methode für dynamische Arbeitstage mit ein bisschen Kontingenzplanung:
Aufgaben mit Störungspotenzial markieren
Denk bei jeder Aufgabe kurz nach: Wie wahrscheinlich ist es, dass mich hier jemand rausreißt? E-Mails oder konzentriertes Arbeiten? Markier’s dir direkt – visuell oder gedanklich.
Pufferzeiten mit Sinn füllen
Puffer sind nicht einfach Leerzeiten. Mach sie zu deinem Plan-B-Bereich. Beispiel: 60 Minuten reservieren – nicht „für alle Fälle“, sondern konkret für Rückfragen vom Vertrieb oder einen unerwarteten Teams-Call.
Plan B? Schon in der Tasche
Schreib dir bei wichtigen Aufgaben direkt eine Alternative auf: Was mach ich, wenn das nicht klappt? Vielleicht kannst du einen anderen Schritt vorziehen oder eine vereinfachte Version umsetzen.
Flexibilisierung planen
Nicht alles ist in Stein gemeißelt. Welche Aufgaben kannst du schieben, delegieren oder verkürzen? Markier sie als flexibel – dein künftiges Ich wird dir danken.
Nachkontrolle 2.0
Am Ende des Tages nicht nur fragen: „Was hab ich geschafft?“, sondern auch: „Was hat mich rausgehauen – und wie clever war mein Umgang damit?“
Diese Upgrades machen aus der klassischen ALPEN-Methode einen echten Alltagshelden – nicht perfekt, aber ziemlich unerschütterlich.
Fazit: Dynamik braucht Weitblick
Planung ist wichtig – keine Frage. Aber im echten Leben reicht es nicht, Aufgaben zu sortieren und Zeiten zu verteilen. Du brauchst einen Plan, wenn der Plan scheitert. Genau da kommt CP ins Spiel.
Die ALPEN-Methode für dynamische Arbeitstage funktioniert dann am besten, wenn du sie mit einem kleinen Extra versiehst: einem zweiten Blick, der sagt: „Und was, wenn nicht?“
Denn wer mit Unterbrechungen rechnet, bleibt flexibel, fokussiert und am Ende des Tages – halbwegs entspannt.
Also: Plan smart. Plan doppelt. Und vor allem – plan menschlich.
Noch mehr Werkzeuge für deinen Alltag?Wenn du tiefer einsteigen möchtest in smarte Selbstorganisation, Planung und Alltagspraxis: Ein echter Geheimtipp ist „Der kleine Werkzeugkasten der Selbstorganisation“ von Klaus Heywinkel. Darin findest du viele leicht umsetzbare Techniken und Denkansätze, die perfekt zu Themen wie der ALPEN Methode und dynamischen Arbeitstagen passen. |
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