Arbeitstechniken für Dein Zeitmanagement

1. ToDos Aufschreiben

Das hast Du wahrscheinlich schon 1000 mal gehört: ToDos sollte man aufschreiben. Und auch aus meiner Sicht ist das der zentrale Dreh- und Angelpunkt für gutes Zeitmanagement.

Dafür sprechen 4 gewichtige Gründe:

Du bekommst den Kopf frei
Man kann eine Menge im Kopf behalten. Aber je mehr ToDos in Deinem Kopf sind, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass Du irgendwann etwas vergisst. Und außerdem erzeugt das ein Gefühl von "den Kopf voll haben". Das sorgt für Anspannung und Stress.

Dieser Effekt ist die Daseinsberechtigung für die Methode Getting things done^© - kurz GTD^©. Stark verkürzt sagt GTD^®: Wenn Du alle ToDos aufschreibst, ist Dein Kopf freier und Du bist damit leistungsfähiger.

Eine kurze Einführung in GTD^© findest Du in diesem Artikel.

Du kannst steuern, was hinten runter fällt
Es gibt - gerade im Job - immer mal wieder Zeiten, wo mehr ToDos anliegen als man schaffen kann. Dann ist es nützlich, wenn man gut und nachvollziehbar priorisieren kann. Nur wenn Du alles aufgeschrieben hast, kannst Du aus all diesen Aufgaben die wichtigsten Dinge rauspicken, die jetzt als nächstes dran sind.

Und dann ist es kein Zufall, was hinten runter fällt, sondern eine bewusste Entscheidung.

Du kannst besser Prognosen abgeben
Im Job arbeiten viele im Team. Das bedeutet, dass immer mal wieder Kollegen von Deinen Arbeitsergebnissen abhängig sind. Mit einer vollständig priorisierten ToDo-Liste kannst Du den Kollegen viel besser prognostizieren, wann sie mit den jeweiligen Ergebnissen von Dir rechnen können.

Du kannst besser auf Unvorhergesehenes reagieren
Auch das passiert alle Nase lang: Es kommt anders als man denkt. Die Zeiten, wo man für Tage oder Wochen im voraus planen kann, sind vermutlich vorbei. Ständig passiert etwas, das unerwartet ist.

Wenn Du aber eine vollständige ToDo-Liste hast, bist Du bei unerwarteten Dingen besser in der Lage, die Konsequenzen abzuschätzen: Wie wichtig ist das Unerwartete im Vergleich zu den ToDos auf Deiner Liste? Was kann am besten dafür liegen bleibe? Wer wird möglicherweise später beliefert? Wer muss noch informiert werden?

2. Aufgaben nicht in der ToDo-Liste verrotten lassen

Eine ToDo-Liste zu haben und Aufgaben dort einzutragen ist ein erster guter Schritt. Allerdings nützt das wenig, wenn man sich nicht regelmäßig liebevoll um diese Liste kümmert. Mit kümmern meine ich regelmäßig alle ToDos durchsehen und unter den folgenden Aspekten neu zu bewerten:

Stimmt die Priorität noch?
Ist die Bedeutung dieses ToDos noch genau so wie zu dem Zeitpunkt, als man das ToDo eingetragen hat? Die Anforderungen von außen können sich ständig ändern - und die Priorität Deiner Aufgaben sollte dem Rechnung tragen.

Ist die Aufgabe überhaupt noch relevant?
Manche Dinge erledigen sich irgendwann von selbst. Solche "Leichen" sollte man aus der List entfernen, damit sie übersichtlich bleibt.

Kann es jemand anders machen?
Vielleicht gibt es einen Kollegen, der ein ToDo viel besser und schneller erledigen könnte als Du selbst. Warum nicht um Unterstützung bitten?

3. Immer etwas zu Schreiben dabei haben

Wenn Du nicht am Arbeitsplatz bist (zum Beispiel wegen eines Meetings), dann macht es Sinn immer etwas zu Schreiben dabei zu haben. Denn oft genug stürmen in diesen Meetings ToDos auf einen ein, die man kaum alle behalten kann. Da macht es Sinn, alles mitzuschreiben.

Und zurück am Arbeitsplatz heißt es dann sofort: Die handschriftlich notierten Aufgaben in die ToDo-Liste eintragen. Direkt nach dem Meeting ist die Erinnerung an das Besprochene noch frisch - drei Tage später versteht man vielleicht schon nicht mehr, was man da eigentlich genau tun soll.

4. Luft zum Atmen lassen

Gerade dann, wenn Du viel in Terminen unterwegs bist - aber nicht nur dann - solltest Du Dir Zeiten freihalten, an denen Du ungestört Arbeiten kannst. Denn die vielen Aufgaben Deiner ToDo-Liste sollen ja irgendwann auch mal erledigt werden.

Blocker-Termine im Kalender planen
Ich empfehle Dir Blocker-Termine in Deinen Kalender einzutragen. Diese sollen zum Einen Andere davon abhalten, Dir für diesen Zeitraum einen Termin einzustellen - und zum Anderen Dich selber daran erinnern, Dich um Deine ToDos zu kümmern.

Die Prime-Time nutzen
Ich empfehle übrigens solche Blocker-Termine auf die Zeiten am Tag zu legen, zu denen Du maximal leistungsfähig bist. Bei vielen Menschen ist das am Vormittag zwischen 10:00 und 12:00 - kann aber natürlich auch anders sein.

Diese sogenannte Prime-Time nutzt Du am besten für die Aufgaben, bei denen Du sehr konzentriert sein musst oder die Dich sehr fordern. Solche Dinge sind in aller Regel auch wichtig und sollten nicht ab 17:00 Uhr erledigt werden - bloß weil dann keiner mehr im Büro ist und man dann endlich Zeit dafür hat.

Die Wahl des Zeitraums zur Erledigung einer Aufgabe sollte der Bedeutung dieser Aufgabe angemessen sein.

5. Strategisch denken

Der Feldherr, der an vorderster Front kämpft, hat keinen Überblick über das gesamte Kampfgeschehen. Deswegen ist es notwendig, von Zeit zu Zeit das Schwert aus der Hand zu legen und auf den Feldherrenhügel zu gehen, um sich einen Überblick über die Gesamtsituation zu verschaffen.

Auf den Arbeitsalltag gemünzt heißt das: Wenn Du pausenlos in Meetings bist oder an Aufgaben arbeitest, dann geht Dir möglicherweise der Blick für das große Ganze verloren.

Deswegen solltest Du mindestens einmal in der Woche - idealerweise am Montagmorgen - strategisch überlegen, was das Allerwichtigste in der anstehenden Woche ist, was Du tun kannst. Was sollte unbedingt fertig werden - entweder weil eine kritische Deadline bald erreicht ist oder weil die Bedeutung der Aufgabe so groß ist?

Für diese sehr bededeutenden Aufgaben reservierst Du dann die Prime-Times der Woche.