Dein Email-Posteingang ist einer der zentralen Anlegeplätze für Informationen und ToDos. Deswegen macht es Sinn, ihn regelmäßig systematisch zu Leeren. Wie Du das machen kannst zeigt diese Infografik.
Wenn Du dieses Vorgehen konsequent anwendest, wirst Du in aller Regel nur wenige Emails in Deinem Posteingang haben - dafür aber eine gut gepflegte Aufgabenliste und einen gut gepflegten Kalender.
Die zentrale Idee beim Leeren des Posteingangs ist: Fasse jede Email nur einmal an (one-touch-Prinzip). Nachdem Du sie gelesen hast, entscheidest Du sofort, was Du mir ihr machst. Das kann eine der folgenden Aktionen sein:
- In der Email steckt ein kleines ToDo für Dich drin: Wenn es weniger als 2 Minuten dauert, erledige es sofort. Dann schiebst Du die Email in Dein Archiv.
- Die Email beinhaltet ein größeres ToDo für Dich (> 2 Minuten): Lege eine Aufgabe in Deiner ToDo-Liste dazu an und verschiebe die Email ins Archiv.
- Wenn die Email nicht relevant für Dich ist: Lösche sie.
- Und für den Fall, dass zwar kein ToDo für Dich enthalten ist - aber dennoch relevante Informationen: Verschiebe die Email in Dein Archiv.
Falls eine Email sehr umfangreich ist und Du länger als 2 Minuten brauchst um alleine den Inhalt vollständig zu erfassen, dann könntest Du ebenfalls eine Aufgabe anlegen in der steht, dass Du diese Email gründlich lesen musst.
Weitere Infografiken mit Strategien findest Du auf der Seite Tools zum Zeitmanagement.
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