Empty checklistGTD® mit Excel

Sich selber besser organisiert fühlen – das kannst Du mit dem Schweizer Taschenmesser für die Selbst­organisation erreichen: GTD® von David Allen. Wer gerne mit Excel arbeitet, erhält in diesem Artikel eine Schritt-für-Schritt Anleitung, wie GTD® mit Excel ganz einfach umgesetzt werden kann.

Wenn Du GTD® (Getting things done®) bereits kennst, dann ist der erste Teil des Artikels für Dich wahrscheinlich eine Wiederholung – denn hier stelle ich nochmal ganz kurz & knapp die Idee und Prinzipien von GTD® vor. Wenn Du magst springst Du direkt an die Stelle, wo die Umsetzung mit Excel beschrieben ist.

Falls Du GTD® noch nicht kennst – oder Du Dein Wissen auffrischen möchtest – dann ist die kurze Einführung am Anfang dieses Beitrags genau richtig für Dich.

Für einen tieferen Einstieg in GTD® empfehle ich Dir mein kostenloses eBook.

Das Ziel von GTD®


Wenn der Kopf voll ist von den vielen Dingen, die Du regeln oder erledigen musst, dann kann es sich schnell so anfühlen:

  • Du hast jede Menge zu tun – weißt aber nicht, wo Du anfangen sollst.
  • Du hast ständig Angst, etwas Wichtiges zu übersehen oder zu vergessen.
  • Du schläfst schlecht ein oder durch, weil oft Gedanken wie ein Schwarm Fliegen durch Deinen Kopf sirren.
  • Du wirst müde, schlapp und unkonzentriert – und vielleicht sogar übellaunig.

Dieser Zustand ist der absolute Albtraum!

Die Idee

Die Idee von David Allen ist im Prinzip sehr simpel und macht Schluss mit diesem Albtraum. Die zwei Kernziele von GTD® sind:

  • Du bekommst den Kopf frei.
  • Du erledigst alles zur richtigen Zeit – nichts fällt hinten runter.

Das klingt doch vielversprechend. Und wie funktioniert das Ganze?

Die Prinzipien von GTD®

Die grundlegende Idee von David Allen lässt sich in einem Satz zusammenfassen:

Nutze ein System, dass so sicher ist, dass Dein Gehirn sich trauen kann, all die Aufgaben zu vergessen.

Du kennst vielleicht folgenden Tipp: Wenn Du nachts mit einer Idee oder einem Gedanken aufwachst, den Du auf keinen Fall vergessen willst, dann schreibe ihn auf einen Zettel. Danach kannst Du beruhigt wieder einschlafen.

Und genau dieses Prinzip fordert David Allen nicht nur für die nächtlichen Ideen, sondern für alles, was Du zu tun oder zu regeln hast. Neben dem Aufschreiben gehören noch vier weitere Prinzipien dazu, um ein wirklich sicheres System zu schaffen.

Symbol Prinzip 1 orange
Nutze eine einzige Aufgabenliste
Alles, was Du zu tun hast, ist an einer Stelle aufgeschrieben. Das ist Deine Aufgabenliste. Das Wort „alles“ habe ich bewusst fett gedruckt: Gemeint ist, dass Du Dir keine Aufgaben im Kopf merkst, sondern alles aufschreibst, was Du nicht sofort erledigst.

Symbol Prinzip 2 orange
Du kannst auf einen Blick sehen, was als nächstes zu tun ist
Deine Aufgabenliste sollte Dir auf einen Blick verraten, was als nächstes zu tun ist.

Symbol Prinzip 3 orange
Jede Aufgabe hat nur einen Arbeitsschritt
Jede Aufgabe soll nur einen Arbeitsschritt haben, damit sie klein und handlich ist – und der Widerstand sie zu erledigen minimal wird.

Beispiel: Das Arbeitszimmer zu streichen sind mehrere Arbeitsschritte.

  • Farbe und Material kaufen.
  • Zimmer ausräumen.
  • Alles abkleben.
  • Abklebungen entfernen.
  • Zimmer wieder einräumen.

Jede Aufgabe, die mehr als einen Arbeitsschritt umfasst, wird in mehrere kleine Aufgaben aufgeteilt. Als Klammer, die diese Aufgaben zusammenhält, führt David Allen das sogenannte „Projekt“ ein.

Im obigen Beispiel wäre also „Zimmer streichen“ der Name des Projekts – und zu diesem Projekt gehören die genannten Aufgaben.

Symbol Prinzip 4 orange
Nutze ein eindeutiges Ablagesystem.
Alles, was irgendwie abzulegen ist – sei es in Papierform oder auf dem Computer – hat einen eindeutigen Platz. Das ist Dein Ablagesystem. Genaugenommen hast Du zwei Ablagesysteme: Eines auf Deinem Computer und eines für Papier.

Symbol Prinzip 5 orange
Nutze genau einen Posteingang
Alles, was an Aufgaben an Dich herangetragen wird – sei es durch Papier oder auf elektronischem Wege – wird an genau einer Stelle gesammelt. Das ist Dein Posteingang. Genau genommen gibt es auch zwei Posteingänge: Einen auf dem Computer und einen für Schriftstücke in Papierform.

Symbol Prinzip 6 orange
Regelmäßiges Durchsehen & Leeren
Mindestens einmal in der Woche leerst du qualifiziert Deine beiden Posteingänge – und mindestens einmal in der Woche siehst Du Dir alle Aufgaben Deiner Aufgabenliste an um zu entscheiden, was als nächstes zu tun ist.


Das ist alles?

Ja – denn dieses System ist bombensicher. Alles ist an einem eindeutigen Platz und durch die regelmäßige Kontrolle von Posteingang und Aufgabenliste kann nichts mehr hinten runterfallen.

Den Posteingang leeren

Die zentrale Sammelstelle für alles, was reinkommt, sind die beiden Posteingänge. David Allen empfiehlt eine bestimmte Vorgehensweise, um den Posteingang abzuarbeiten:

  1. Jedes Element prüfen
    Gehe jedes Element in Deinem Posteingang durch und entscheide, ob Du damit etwas tun musst. Wenn nein, kannst Du das Element entweder wegwerfen oder als Referenzmaterial ablegen.
  2. Dein System befüllen
    Wenn Du mit dem Element etwas tun musst, dann entscheide zuerst, ob es mehr als einen Arbeitsschritt kostet, die Sache zu erledigen.

    1. Mehr als ein Schritt
      Wenn es mehr als eines Arbeitsschrittes Bedarf, um die Sache zu erledigen: Lege ein Projekt in Deinem System an und notiere dazu alle Arbeitsschritte, die zur Erledigung notwendig sind.
    2. Genau ein Schritt
      Überlege, ob es weniger als 2 Minuten dauert, die Sache zu erledigen. Wenn ja, dann erledigst Du sie sofort. Wenn es länger als 2 Minuten dauert, die Sache zu erledigen, dann legst Du in Deinem System dafür eine Aufgabe an.

Dieses Abarbeiten des Posteingangs solltest Du regelmäßig durchführen – mindestens einmal pro Woche. Diese Regelmäßigkeit ist wichtig, damit das System zuverlässig ist und Dein Gehirn ihm vertrauen kann.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist, dass alles, was in weniger als 2 Minuten erledigt werden kann, sofort erledigt wird. Es lohnt einfach nicht, für Kleinigkeiten eine Aufgabe anzulegen.


GTD® mit Excel

Von den 6 Prinzipien kannst Du die Prinzipien 1 bis 3 sehr gut mit Excel umsetzen:

  • Nutze genau eine Aufgabenliste.
  • Du kannst auf einen Blick sehen, was als nächstes zu tun ist.
  • Jede Aufgabe hat nur einen Arbeitsschritt – sonst ist es ein Projekt.

Im Vergleich zu einer Umsetzung von GTD mit Outlook hast Du allerdings den Nachteil, dass Dein Posteingang und die zugehörige Ablage in einem anderen Programm verwaltet werden (Medienbruch).

Diese 3 Prinzipien kannst Du mit Excel in 4 Schritten umsetzen. Eine zu den Beispielen passende Mustertabelle kannst Du Dir hier als Excel-Dokument herunterladen:

Symbol Schritt 1 grün
Spalten in einer Excel-Tabelle einrichten
Lege Dir eine Excel-Tabelle mit unten beschriebenen Spalten an. Die Tabelle, die hier beschrieben ist, stellt eine Minimalversion dar um die 3 Prinzipien umzusetzen.  Du kannst sie natürlich jederzeit um Felder erweitern, die für Dich wichtig sind.

  • Beschreibung: Was ist zu tun?
  • Projekt: Zu welchem Projekt gehört die Aufgabe? (Prinzip 3: Jede Aufgabe umfasst nur einen Arbeitsschritt)
  • Geplant für: Wann willst Du die Aufgabe erledigen? Dieses Feld soll Dir helfen mit einem Blick zu erkennen, was als nächstes zu tun ist (Prinzip 2)
  • Erledigt: Ein Häkchen für erledigte Aufgaben

Diese Tabelle könnte dann so aussehen:

GTD mit Excel - Bild 1

Besonders nützlich sind in Excel die einstellbaren Filter. Damit kannst Du Dir schnell alle Aufgaben für ein bestimmtes Projekt anzeigen lassen – oder alle Aufgaben ausblenden, die bereits erledigt sind.

Symbol Schritt 2 grün
Werte für „Geplant für“ festlegen
In der Beispieltabelle oben findest Du Ideen, wie die Spalte „Geplant für“ genutzt werden kann. Da ich ein Freund von Wochenplänen bin, habe ich die möglichen Werte für diese Spalte so definiert:

  • Diese Woche
  • Nächste Woche
  • Diesen Monat
  • Nächsten Monat
  • Januar … Dezember

Lege für Dich fest, wie Du die Werte für diese Spalte setzen möchtest.

Mit den Filtern von Excel hast Du dann schnell einen Überblick, was als nächstes zu tun ist.

GTD mit Excel - Bild 2

Am Anfang eines jeden Monats teilst Du die Aufgaben, die diesem Monat zugeordnet sind (die z.B. dem Monat März zugeordnet sind), den feineren Zeiteinheiten zu (also z.B. „nächste Woche“).

Symbol Schritt 3 grün
Erweiterung um die Spalte „Deadline“
Manche Aufgaben müssen zu einem bestimmten Zeitpunkt fertig sein. Daher ist es nützlich, die Tabelle um eine Spalte für die Deadline zu erweitern. Diese Deadline hilft Dir bei Deiner Wochen- oder Monatsplanung, um Deine Aufgaben in der Spalte „Geplant für“ richtig einzuordnen.

GTD mit Excel - Bild 3

Symbol Schritt 4 grün
Erweiterung um Deine eigenen Spalten
Überlege Dir, welche weiteren Spalten für Dich wichtig sind. Das könnten z.B.  folgende sein:

  • Bemerkung: Welche hilfreichen Hinweise gibt es noch für eine Aufgabe? Das könnte z.B. nützlich sein, wenn Du Dir schon ein paar Gedanken zu einer Aufgabe gemacht hast – die Aufgabe aber erst in 6 Monaten erledigt werden soll. In dem Fall könntest Du Deine Gedanken in das Bemerkungsfeld eintragen, um in 6 Monaten wieder schnell im Bilde zu sein.
  • Priorität: Manche Aufgaben sind wichtiger als andere (nicht zu verwechseln mit der Dringlichkeit aufgrund einer Deadline). Um wichtige von weniger wichtigen Aufgaben zu unterscheiden, könntest Du eine Spalte „Priorität“ mit den Werten „wichtig“ und „weniger wichtig“ einführen.
  • Verweise: Vielleicht hast Du wichtiges Unterlagen für eine Aufgabe, die irgendwo abgelegt sind. In eine Spalte „Verweise“ könntest Du notieren, wo diese Unterlagen zu finden sind – damit Du später nicht suchen musst.

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