Empty checklistGTD® mit Excel

GTD© ist eine sehr wirksame Methode für die eigene Selbstorganisation. Wer gerne mit Excel arbeitet, erhält in diesem Beitrag eine Schritt-für-Schritt Anleitung, wie GTD® mit Excel ganz einfach umgesetzt werden kann.

Wenn Du GTD® (Getting things done®) bereits kennst, dann ist der erste Teil des Artikels für Dich wahrscheinlich eine Wiederholung – denn hier stelle ich nochmal ganz kurz & knapp die Idee und Prinzipien von GTD® vor. Wenn Du magst springst Du direkt an die Stelle, wo die Umsetzung mit Excel beschrieben ist.

Falls Du GTD® noch nicht kennst – oder Du Dein Wissen auffrischen möchtest – dann ist die kurze Einführung am Anfang dieses Beitrags genau richtig für Dich.

Für einen tieferen Einstieg in GTD® empfehle ich Dir mein kostenloses eBook.

Das Ziel von GTD®

Der Mensch erinnert sich an Unerledigtes besser an als Erledigtes. Diesen Effekt nennt man Zeigarnik-Effekt. Er hat zur Folge, dass man manchmal nahezu sprichwörtlich den Kopf (über-) voll hat. Das führt leicht zu der Angst, man könne etwas Wichtiges vergessen.

Mit der der "Erfindung" von GTD© wollte David Allen diesem Effekt ein Ende setzen. Seine Kernziele dabei:

  • Du bekommst den Kopf frei.
  • Du erledigst alles zur richtigen Zeit – nichts fällt hinten runter.

Die Prinzipien von GTD®

Die grundlegende Idee von David Allen lässt sich in einem Satz zusammenfassen:

Nutze ein System, das so sicher ist, dass Dein Gehirn sich trauen kann all die Aufgaben zu vergessen.

GTD© beschreibt also ein System, dass aus Sicht von David Allen ein sicheres System ist.

Du kennst vielleicht folgenden Tipp: Wenn Du nachts mit einer Idee oder einem Gedanken aufwachst, den Du auf keinen Fall vergessen willst, dann schreibe ihn auf einen Zettel. Danach kannst Du beruhigt wieder einschlafen.

Genau dieses Prinzip fordert David Allen nicht nur für die nächtlichen Ideen, sondern für alles, was Du zu tun oder zu regeln hast. Neben dem Aufschreiben gehören noch vier weitere Prinzipien dazu, um ein wirklich sicheres System zu schaffen.

Symbol Prinzip 1 orange
Nutze genau eine Aufgabenliste
Alles, was Du zu tun hast, notierst Du an einer Stelle. Das ist Deine einzige Aufgabenliste - the one and only. Das System wird dadurch sicher, dass Du beim Blick in diese Liste sicher sein kannst, alles gesehen zu haben (es gibt keine andere Stelle mit ToDos) - und dadurch, dass wirklich alles dort aufgeführt ist (nichts bleibt im Kopf - alles ist notiert).

Symbol Prinzip 2 orange

Du kannst auf einen Blick sehen, was als nächstes zu tun ist
Deine Aufgabenliste sollte Dir auf einen Blick verraten, was als nächstes zu tun ist. David Allen nennt das die next best action".

Damit das gegeben ist, sollte Deine ToDo-Liste Liste nach Prioritäten und Dringlichkeiten sortiert sein.

Symbol Prinzip 3 orange

Jede Aufgabe hat nur einen Arbeitsschritt
Jede Aufgabe soll nur einen Arbeitsschritt haben. Damit ist sie klein und handlich ist und mit überschaubarem Zeitaufwand zu erledigen.

Beispiel: Das Arbeitszimmer zu streichen sind mehrere Arbeitsschritte.

  • Wandfläche ausmessen
  • Farbe und Material kaufen.
  • Wände streichen

Diese Aufteilung macht auch deswegen Sinn, weil die Arbeitsschritte zeitlich losgelöst voneinander umgesetzt werden können: Man kann im Februar das Zimmer ausmessen (kleine, überschaubare Aufgabe - Widerstand dagegen: Nahe null) - im April die Farbe kaufen und im September das Zimmer streichen.

Das heißt also: Jede Aufgabe, die mehr als einen Arbeitsschritt umfasst, wird in mehrere kleine Aufgaben aufgeteilt. Als Klammer, die die Zusammengehörigkeit dieser Aufgaben klarmacht, führt David Allen das sogenannte „Projekt“ ein. Im obigen Beispiel wäre also „Zimmer streichen“ der Name des Projekts – und zu diesem Projekt gehören die genannten Aufgaben.

Symbol Prinzip 4 orange

Nutze ein eindeutiges Ablagesystem
Alles, was irgendwie abzulegen ist hat einen eindeutigen Platz. Das ist Dein Ablagesystem. Genaugenommen hast Du zwei Ablagesysteme: Eines auf Deinem Computer und eines für Papier.

Vielleicht ist dem Zusammenhang auch dieser Artikel für Dich interessant: Das einfachste Email-Ablagesystem der Welt.

Symbol Prinzip 5 orange

Nutze genau einen Posteingang
Alles, was an relevanten Informationen oder Aufgaben an Dich herangetragen wird, sammelst Du an genau einer Stelle. Das ist Dein Posteingang.

Wahrscheinlich denkst Du jetzt an Deinen Posteingang für Emails - vielleicht auch noch an einen Posteingang für Papierpost. Wenn Du aber ToDos oder wichtige Informationen auch über andere Kanäle bekommst - zum Beispiel über WhatsApp oder Slack - dann hast Du schon mehrere Posteingänge.

Damit besteht das Risiko, etwas zu übersehen - das System ist nicht sicher.

Tipp: Dein System kannst Du dadurch wieder sicher machen, dass Du alles Relevante aus WhatsApp oder Slack als Email an Deinen Posteingang weiterleitest. Dann greift auch wieder Prinzip #6.

Symbol Prinzip 6 orange

Regelmäßiges Durchsehen & Leeren
Der vielleicht wichtigste Aspekt an GTD: Leere regelmäßig Deinen Posteingang nach einem bestimmten Prinzip. Regelmäßig im beruflichen Kontext heißt: Mindestens zweimal am Tag. Im privaten Kontext reicht es vielleicht auch, dass Du zwei- bis dreimal in der Woche Deinen Posteingang leerst.

Nach dem Leeren sollte der Posteingang wirklich leer sein! (siehe auch meinen Blogbeitrag 4 Tipps, wie Sie Ihren Posteingang leer halten)

Das Prinzip zum Leeren des Posteingangs

1. Jede Email prüfen
Lies jede Email in Deinem Posteingang durch und entscheide, ob Du damit etwas tun musst. Wenn nein, kannst Du die Email entweder wegwerfen oder als Referenzmaterial ablegen.

Das one-touch-Prinzip
Dabei gilt das one-touch-Prinzip: Wenn Du eine Email gelesen hast, verbleibt sie nicht im Posteingang. Du entscheidest sofort, was damit zu geschehen hat (wegwerfen, Aufgabe anlegen, archivieren). Keine Email wird zweimal angefasst.

2. ToDo-Liste füllen
Wenn eine Email ToDos für Dich enthält, dann entscheide zuerst, ob es mehr als einen Arbeitsschritt kostet, die Sache zu erledigen (siehe oben Prinzip #3).

Mehr als ein Schritt: Projekt anlegen
Wenn mehrere Arbeitsschritte notwendig sind, um die Sache zu erledigen: Lege ein Projekt in Deinem System an und notiere dazu alle Arbeitsschritte, die zur Erledigung notwendig sind.

Genau ein Schritt
Wenn es länger als 2 Minuten dauert, die Sache zu erledigen, dann legst Du in Deiner ToDo-Liste dafür eine Aufgabe an.

Die zwei Minuten-Regel
Wenn es weniger als 2 Minuten dauert, es zu erledigen, dann sollte man es sofort erledigen. Es lohnt einfach nicht, für Kleinigkeiten eine Aufgabe anzulegen.

Wichtig für ein sicheres System ist, dass Du Deinen Posteingang wirklich regelmäßig auf diese Weise leerst. Nur dann mag sich Dein Gehirn darauf verlassen.


Die 43-Ordner

Für die zeitlich Planung von Aufgaben schlägt David Allen das Prinzip der 43 Ordner vor. Dieses Bild stammt aus einer Zeit, wo Ordner wirklich noch aus Papier bestanden und keine Ablageorte in einem Dateisystem waren.

Die 43 Ordner stehen für: 12 Ordner für die 12 Monate eines Jahres – und 31 Ordner für die 31 Tage eines Monats. Anstelle von Leitz-Ordnern kannst Du Dir vielleicht Hängeregister vorstellen – dann ist das System gedanklich nicht so riesig.

Und so soll man mit diesen 43 Ordnern arbeiten:

  • Wenn eine neue Aufgabe entsteht, wird sie dort eingeplant, wann sie dran ist. Wenn also Reifenwechsel im November dran ist, dann würde man diese Aufgabe im November einsortieren.
  • Wenn ein neuer Monat beginnt, werden die Aufgaben dieses Monats auf die 31 Tage verteilt.

So kann man sicher sein, dass man zum richtigen Zeitpunkt an die Aufgaben erinnert wird.


GTD® mit Excel

Von den 6 Prinzipien kannst Du die Prinzipien 1 bis 3 sehr gut mit Excel umsetzen:

  • Nutze genau eine Aufgabenliste.
  • Du kannst auf einen Blick sehen, was als nächstes zu tun ist.
  • Jede Aufgabe hat nur einen Arbeitsschritt – sonst ist es ein Projekt.

Im Vergleich zu einer Umsetzung von GTD mit Outlook hast Du allerdings den Nachteil, dass Dein Posteingang und die zugehörige Ablage in einem anderen Programm verwaltet werden (Medienbruch).

Diese 3 Prinzipien kannst Du mit Excel in 4 Schritten umsetzen. Eine zu den Beispielen passende Mustertabelle kannst Du Dir hier als Excel-Dokument herunterladen:

2725 Downloads

Symbol Schritt 1 grün
Spalten in einer Excel-Tabelle einrichten
Lege Dir eine Excel-Tabelle mit unten beschriebenen Spalten an. Die Tabelle, die hier beschrieben ist, stellt eine Minimalversion dar um die 3 Prinzipien umzusetzen.  Du kannst sie natürlich jederzeit um Felder erweitern, die für Dich wichtig sind.

  • Beschreibung: Was ist zu tun?
  • Projekt: Zu welchem Projekt gehört die Aufgabe? (Prinzip 3: Jede Aufgabe umfasst nur einen Arbeitsschritt)
  • Geplant für: Wann willst Du die Aufgabe erledigen? Dieses Feld soll Dir helfen mit einem Blick zu erkennen, was als nächstes zu tun ist (Prinzip 2)
  • Erledigt: Ein Häkchen für erledigte Aufgaben

Diese Tabelle könnte dann so aussehen:

GTD mit Excel - Bild 1

Besonders nützlich sind in Excel die einstellbaren Filter. Damit kannst Du Dir schnell alle Aufgaben für ein bestimmtes Projekt anzeigen lassen – oder alle Aufgaben ausblenden, die bereits erledigt sind.

Symbol Schritt 2 grün
Werte für „Geplant für“ festlegen
In der Beispieltabelle oben findest Du Ideen, wie die Spalte „Geplant für“ genutzt werden kann. Da ich ein Freund von Wochenplänen bin, habe ich die möglichen Werte für diese Spalte so definiert:

  • Diese Woche
  • Nächste Woche
  • Diesen Monat
  • Nächsten Monat
  • Januar ... Dezember

Lege für Dich fest, wie Du die Werte für diese Spalte setzen möchtest.

Mit den Filtern von Excel hast Du dann schnell einen Überblick, was als nächstes zu tun ist.

GTD mit Excel - Bild 2

Am Anfang eines jeden Monats teilst Du die Aufgaben, die diesem Monat zugeordnet sind (die z.B. dem Monat März zugeordnet sind), den feineren Zeiteinheiten zu (also z.B. „nächste Woche“).

Symbol Schritt 3 grün
Erweiterung um die Spalte „Deadline“
Manche Aufgaben müssen zu einem bestimmten Zeitpunkt fertig sein. Daher ist es nützlich, die Tabelle um eine Spalte für die Deadline zu erweitern. Diese Deadline hilft Dir bei Deiner Wochen- oder Monatsplanung, um Deine Aufgaben in der Spalte „Geplant für“ richtig einzuordnen.

GTD mit Excel - Bild 3

Symbol Schritt 4 grün
Erweiterung um Deine eigenen Spalten
Überlege Dir, welche weiteren Spalten für Dich wichtig sind. Das könnten z.B.  folgende sein:

  • Bemerkung: Welche hilfreichen Hinweise gibt es noch für eine Aufgabe? Das könnte z.B. nützlich sein, wenn Du Dir schon ein paar Gedanken zu einer Aufgabe gemacht hast – die Aufgabe aber erst in 6 Monaten erledigt werden soll. In dem Fall könntest Du Deine Gedanken in das Bemerkungsfeld eintragen, um in 6 Monaten wieder schnell im Bilde zu sein.
  • Priorität: Manche Aufgaben sind wichtiger als andere (nicht zu verwechseln mit der Dringlichkeit aufgrund einer Deadline). Um wichtige von weniger wichtigen Aufgaben zu unterscheiden, könntest Du eine Spalte „Priorität“ mit den Werten „wichtig“ und „weniger wichtig“ einführen.
  • Verweise: Vielleicht hast Du wichtiges Unterlagen für eine Aufgabe, die irgendwo abgelegt sind. In eine Spalte „Verweise“ könntest Du notieren, wo diese Unterlagen zu finden sind – damit Du später nicht suchen musst.

Fazit

Excel ist ein sehr flexibles Werkzeug und eignet sich hervorragend, um die Prinzipien von GTD© umzusetzen. Das wichtigste Prinzip für ein sicheres System kann Dir allerdings selbst Excel nicht abnehmen: Du musst konsequent mit diesem System arbeiten - sonst ist es nicht sicher.

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