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Selbstmanagement mit Methode: GTD® in Kurzform

Wie können wir es schaffen, immer zur richtigen Zeit das Richtige zu tun, nichts mehr zu vergessen und einen vollen Überblick über alle noch offenen Aufgaben zu behalten? Nach meiner Erfahrung ist dies gerade für Menschen, die gerne viele Verpflichtungen eingehen, ein Idealziel. Als möglichen Ansatz für dieses Idealziel möchte ich Ihnen die Methode „Getting things done®“ – kurz GTD® – von David Allen vorstellen.

Die Methode GTD® von David Allen ist eine Selbstmanagement-Methode. Sie beschreibt, wie wir das, was wir zu erledigen haben, so organisieren können, dass wir dabei Stress reduzieren und unsere Leistungsfähigkeit steigern.

GTD - die Ziele

Hintergrund
Das Hauptziel nach David Allen ist es, den Kopf frei zu bekommen. Er stützt sich dabei auf den sogenannten Zeigarnik Effekt der bewirkt, dass sich unser Gehirn fortlaufend und unbewusst mit unerledigten Aufgaben beschäftigt. Und wenn es viele unerledigte Aufgaben gibt, wird ein deutlicher Teil der „Rechenleistung“ unseres Gehirns dafür verbraucht, sich mit diesen Aufgaben zu beschäftigen. Die Schlussfolgerung von David Allen ist: Wenn wir ein zuverlässiges System haben, in dem alle diese unerledigten Aufgaben enthalten sind – und wenn wir sicher stellen, dass wir zum richtigen Zeitpunkt erinnert werden, eine Aufgabe zu erledigen – dann kann unser Gehirn diese Aufgabe „vergessen“. Damit gewinnen wir „Rechenleistung“ zurück und werden leistungsfähiger. Letztlich gewinnen wir damit Sicherheit („Ich habe alles im Griff!“) und reduzieren unseren Stress.

GTD® besteht im Kern aus zwei Elementen: Aus einem System und einem Prozess. Das System ist die Datenbasis, auf der der Prozess aufsetzt. Es enthält einen Posteingang, Ablagesysteme und Listen. Der Prozess beschreibt, wie dieses System bedient werden kann, um die oben genannten Ziele zu erreichen.

Das System

Das System besteht aus folgenden Elementen und kann computergestützt oder papierbasiert sein.

GTD - das System

  • Posteingang
    Davon gibt es aufgrund unterschiedlicher Medien heutzutage zwei: Einen für Papier und einen für elektronische Post (email). Einen Posteingang für Papier sollte es genau einmal geben (also z.B. keine Zettelwirtschaft in der Küche – obwohl es einen Posteingang im Arbeitszimmer gibt). Hinein gehört alles, was uns irgendwie in Papierform erreicht: Rechnungen, Schriftwechsel, Notizen – z.B. für Ideen oder geplante Projekte, Kassenbons, …
  • Ablagen
    Für alles, was aufbewahrt werden soll oder muss, sollte es einen eindeutigen Ablageort geben (Ordner in Papier- oder elektronischer Form). Insbesondere sollte es einen Ablageort geben, wo Referenzmaterial aufbewahrt wird. Referenzmaterial könnte z.B. der letzte CenterParc Katalog sein: Im Moment wollen wir keinen Urlaub buchen – vielleicht aber in vier Monaten. Also legen wir den Katalog in der Ablage für Referenzmaterial ab.
  • Projektliste
    Nach David Allens Definition ist alles ein Projekt, wo für die Umsetzung mehr als zwei Arbeitsschritte notwendig sind. Durch diese Definition kommen schnell einige Projekte zusammen. Die Projektliste stellt einen Überblick dar und bündelt die Arbeitsschritte bzw. Aufgaben, die zur Umsetzung notwendig sind. Für die Verwaltung einer solchen Liste bieten sich computerbasierte Systeme an – möglich ist natürlich auch eine Projektliste in Papierform.
  • Aufgabenliste
    Diese Liste enthält alle Aufgaben, die auf Erledigung warten. Folgende Attribute sind nach David Allen für jede Aufgabe zu vergeben:

    • Erinnerungshilfen: Wir müssen zum richtigen Zeitpunkt erinnert werden, etwas bestimmtes zu tun.
    • Zeitliche Einordnung:
      • Deadline: spätester Zeitpunkt, bis wann eine Aufgabe zu erledigen ist.
      • Weiterhin sollte bei jeder Aufgabe hinterlegt werden können, ob wir sie bald oder irgendwann angehen wollen.
  • Papierkorb
    Dieses Element habe ich aufgenommen um bewusst zu machen, dass wir uns von vielen Unterlagen oder Dokumenten trennen können. Mehr dazu finden Sie in der Ablaufbeschreibung im Absatz zum Prozess.

Der Prozess

Der Prozess besteht aus vier Schritten, die regelmäßig durchgeführt werden.

GTD - der Prozess

  • Erfassen
    In diesem Schritt wird der Posteingang gefüllt. Alles, was an Aufgaben in unserem Kopf ist, sollen wir aufschreiben und in den Posteingang legen (zu all den Schriftstücken, die uns außerdem erreichen). Dieser Schritt läuft kontinuierlich: Immer, wenn uns etwas einfällt, sollten wir es direkt erfassen.
  • Durcharbeiten
    Dieser Schritt stellt sicher, dass der Posteingang auch wieder geleert wird. Nacheinander werden alle Elemente des Posteingangs herausgenommen und gemäß des unten gezeigten Ablaufs bearbeitet. Dieses Abarbeiten des Postkorbs sollte regelmäßig geschehen. Empfehlung: Mindestens einmal pro Woche.Und nach dieser Vorgehensweise kannst Du Deinen Posteingang leeren:
  1. Jedes Element prüfen
    Gehe jedes Element in Deinem Posteingang durch und entscheide, ob Du damit etwas tun musst. Wenn nein, kannst Du das Element entweder wegwerfen oder als Referenzmaterial ablegen.
  2. Dein System befüllen
    Wenn Du mit dem Element etwas tun musst, dann entscheide zuerst, ob es mehr als einen Arbeitsschritt kostet, die Sache zu erledigen.

    1. Mehr als ein Schritt
      Wenn es mehr als eines Arbeitsschrittes Bedarf, um die Sache zu erledigen: Lege ein Projekt in Deinem System an und notiere dazu alle Arbeitsschritte, die zur Erledigung notwendig sind.
    2. Genau ein Schritt
      Überlege, ob es weniger als 2 Minuten dauert, die Sache zu erledigen. Wenn ja, dann erledigst Du sie sofort. Wenn es länger als 2 Minuten dauert, die Sache zu erledigen, dann legst Du in Deinem System dafür eine Aufgabe an.

 

  • Durchsehen
    Der vielleicht wichtigste Schritt ist es, die Aufgaben- und Projektliste regelmäßig durchzusehen. Empfehlung: Mindestens einmal in der Woche.Dabei wird für jede Aufgabe entschieden, ob die Deadline, Erinnerungshilfe oder zeitliche Einplanung sinnvoll sind. Vielleicht fallen Ihnen zu der Aufgabe auch noch weitere Schritt ein, die zu tun sind? Eventuell bietet es sich an, ein Projekt anzulegen? Ebenso sollte für jedes Projekt kurz überlegt werden, ob die nächsten Schritte und Aufgaben ausreichend und vollständig geplant und sinnvoll terminiert sind.
  • Durchführen
    Die immer aktuell gepflegte Aufgabenliste ist nun ihre zuverlässige Datenbasis. Mit ihrer Hilfe können Sie jederzeit entscheiden, was zu tun ist. Nutzen Sie dabei die hinterlegten Informationen wie Deadline oder zeitliche Einordnung.

Erfolgsfaktoren

Aus meiner Sicht gibt es zwei Erfolgsfaktoren, mit deren Erfüllung der Nutzen von GTD® fällt oder steigt.

  • Regelmäßiges Durcharbeiten
    Der wesentliche Erfolgsfaktor für GTD® ist das regelmäßige Abarbeiten des Posteingangs und das regelmäßige Durchsehen der Aufgaben- und Projektliste. Erst wenn wir das zuverlässig tun, wird sich unser Gehirn darauf verlassen können und die Aufgaben „vergessen“.
  • Erinnerungshilfen
    Der zweite Erfolgsfaktor sind die Erinnerungshilfen: Wenn wir einer Aufgabe ein Deadline zuordnen, dann sollten wir zuverlässig und rechtzeitig daran erinnert werden. Computergestützte Systeme bieten sich dort aus meiner Sicht an. Vielleicht arbeiten Sie jedoch mit einem Papierkalender und können damit für sich sicherstellen, dass sie rechtzeitig erinnert werden.

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