Zeitmanagement mit Outlook

Bild einer ToDo Liste

Ganz kurz zusammengefasst könnte man sagen: Zeitmanagement heißt, die Zeit optimal zu nutzen, um Dinge zu erledigen. Und dafür ist Microsoft Outlook ein nützliches Planungswerkzeug – im Job oder privat. In diesem Artikel stelle ich Dir einige Ideen vor, wie Du mit Outlook Dein Zeitmanagement optimal unterstützen kannst.

Wie alle Office Produkte von Microsoft ist auch Outlook ein sehr mächtiges Werkzeug mit drei großen Funktionsblöcken: Posteingang/Email, Kalender und Aufgabenliste. Und diese Funktionen unterstützen Dich prima bei Deinem Zeitmanagement.

Bei Kalender und Aufgabenliste ist sofort klar, dass sie nützlich für das Zeitmanagement sind. Die Email-Funktion dagegen gehört eigentlich nicht direkt zum Zeitmanagement – schließlich geht es dabei um Kommunikation und nicht um Planung oder Selbstorganisation.

Trotzdem macht die Email-Funktion in dieser Dreierrunde sehr viel Sinn: Viele Aufgaben oder Termine ergeben sich aus Informationen, die man mit einer Email erhält. Und dann ist es praktisch und effizient, im gleichen Werkzeug die Informationen aus der Email weiterbearbeiten zu können.

Im Folgenden stelle ich Dir ein paar Ideen zum Umgang mit Kalender, Aufgabenliste und Posteingang vor. Die Ideen sind alle „Praxiserprobt“. Dieser Artikel ist allerdings nicht als Bedienungsanleitung für Outlook geschrieben. Es wird vorausgesetzt, dass Du die wesentlichen Bedienelemente von Outlook bereits kennst. In dem Artikel geht es darum, wie Du die vorhandenen Möglichkeiten von Outlook geschickt einsetzen kannst.


Kalender

Einen Kalender braucht man eigentlich immer – im Job genauso wie im Privaten. Wer Vollzeit berufstätig ist, wird vermutlich in der Freizeit nicht mehr ganz so viele Termine haben. In dem Fall ist die Herausforderung an den Umgang mit dem privaten Kalender etwas geringer. Wer dagegen – wie es in einer Werbung mal sehr schön ausgedrückt wurde – ein kleines Familienunternehmen leitet (sprich Vollzeit Mutter oder Vater ist), der wird eventuell auch gute Strategien im Umgang mit dem privaten Kalender benötigen.

Was in den Kalender gehört – und was nicht

Ich vertrete den Standpunkt, dass in einen Kalender nur eins reingehört: Echte Termine. Was genau meine ich damit?

Ein Termin ist für mich ein klar abgegrenzter Zeitraum, in dem man etwas tut, was vor oder nach diesem Zeitraum nicht mehr geht oder keinen Sinn mehr macht.

Wenn man sich also mit Kollegen von 13:00 bis 14:00 Uhr verabredet, um über ein bestimmtes Thema zu reden, dann ist das ein Termin. Dieses Gespräch ist nämlich vor 13:00 und nach 14:00 Uhr nicht möglich, weil nicht alle anwesend sind.

Wenn man sich im Kalender einträgt, von 13:00 bis 14:00 Uhr an einem Konzept zu arbeiten, dann ist das vermutlich kein Termin nach der o.g. Definition. Denn wahrscheinlich könntest Du auch noch später an diesem Konzept arbeiten. Die Arbeit an diesem Konzept ist nicht an diesen bestimmten Zeitraum gebunden.

Wie sieht Dein Kalender aus: Sind dort nur „echte“ Termine zu finden – oder auch Aufgaben?

Ich kenne vielen Menschen, die sich neben „echten“ Terminen auch Aufgaben in den Kalender als Termin eintragen. Die Intention ist klar: Man braucht zwischen den ganzen Meetings auch mal Zeit, um zu „arbeiten„.

Das blöde ist: Oft klappt es dann doch nicht, genau an der geplanten Aufgabe zu arbeiten. Irgendetwas Anderes ist wichtiger geworden – und deswegen zieht man das vor. Das führt aber auch zu einem kleinen Frusterlebnis: Das, was man sich vorgenommen hat, hat man nicht geschafft. Das ist so, als wenn Du zu einem Date mit Dir selber nicht erschienen wärest.

Tipp: Es ist sinnvoll, bestimmte Zeiten im Kalender zu „sperren„, damit man auch mal „arbeiten“ kann und niemand in diesem Zeitraum Termine einstellen kann. Nur anstatt einen Zeitraum für einen bestimmte Aufgabe zu blocken, solltest Du diesen Blocker allgemeiner halten – zum Beispiel „geblockt für konzentriertes Arbeiten„.

Und dann hängt es von Deiner Disziplin ab, ob Du diese geblockten Zeiträume gegen die Versuche von Vorgesetzten und Kollegen verteidigst, die sich ganz dringend genau dann mit Dir besprechen möchten.

Übersicht durch Farben

Outlook bietet die Möglichkeit jedem Element – auch einem Termin – eine Kategorie zuzuordnen. Da jede Kategorie eine Farbe hat, kann damit eine optische Strukturierung des Kalenders erfolgen.

Für einen dienstlichen Kalender könnte es z.B. folgende Kategorien geben:

  • Regeltermine (in petrol)
  • Projekt JourFixe (in gelb)
  • Besonders wichtige Termine (in rot)
  • Blocker (in grau)

Bild eines dienstlichen Kalenders Beispielwoche mit Kategorien

Für einen privaten Kalender sähe es vielleicht so aus:

  • Taxidienst für Kinder (in gelb)
  • Treffen mit Freunden (in lila)
  • Behördengänge oder Arzttermine (in rot)

Achtung: Wenn Du privat zum Beispiel Outlook 365 mit einem IMAP-Konto nutzt, dann kannst Du bei Terminen, die zum Kalender dieses Kontos gehören, keine Kategorien setzen (warum auch immer). Als Workaround könntest Du ein lokales Archiv anlegen (eine sogenannte PST-Datei) und für dieses Archiv einen neuen Kalender  erzeugen. Dann ist das Kategorisieren für Termine dieses lokalen Kalender möglich.

De-Fragmentieren des Kalenders

Vielleicht gehört Dein (dienstlicher) Kalender auch zu der Sorte, die optisch den Vergleich mit einem Schweizer Käse standhalten: Ganz viele Termine – und dazwischen kurze Zeiträume, an denen Du mal eben wieder an Deinen Arbeitsplatz huscht.

Das ist total anstrengend, weil Du neben den Terminen kaum mal Zeit „am Stück“ hast, um Deine „wirkliche“ Arbeit zu erledigen. Kaum hast Du etwas angefangen, wirst Du an den nächsten Termin erinnert. Und das führt vielleicht dazu, dass Du morgens sehr früh kommst oder abends lange bleibst, um in diesen Randstunden endlich mal was „wegarbeiten“ zu können.

Da man bei „Echten“ Terminen immer auch von Anderen abhängig ist, lässt sich dieser Zustand nicht immer vermeiden. Trotzdem lohnt es sich darauf zu achten, den eigenen Kalender möglichst zu „de-fragmentieren„. Meiner Erfahrung nach ist es sehr oft möglich, Termine etwas „zusammen zu schieben„, um aus vielen kleinen Lücken eine größere zu erzeugen. Bei Terminen, die Dir andere eingestellt haben, kannst Du dazu die Funktion „Andere Zeit vorschlagen“ oder „Ablehnen und andere Zeit vorschlagen“ nutzen. Das geht auch bei Terminen, die bereits zugesagt wurden.

Termine aus Emails erzeugen

Wenn in einer Email, die Du bekommen hast, bereits viele Informationen enthalten sind, die für eine Termineinladung wichtig sind, dann könntest Du aus dieser Email ganz einfach einen neuen Termin erzeugen.

Dazu wählst Du zum Beispiel in Outlook in der linken Navigationsleiste die Ansicht „Ordner“ aus. Das ist die Ansicht, in der Du links neben dem Posteingang und weiteren Email-Ordnern auch einen Eintrag für „Kalender“ und „Aufgaben“ siehst. Dann ziehst Du die Mail auf den Eintrag „Kalender“ in der linken Navigationsleiste. Dadurch wird ein neuer Termin erzeugt, der den Betreff der Email als Betreff enthält und den Text der Email als Einladungstext.

So hast Du sehr schnell alle Informationen im Einladungstext eingebunden.


Aufgabenliste

Die Aufgabenliste von Outlook ist sehr mächtig. Es gibt viele Attribute, die einer Aufgabe zugeordnet werden können, um den Überblick zu behalten oder die Reihenfolge festzulegen. Ich möchte Dir hier eine Idee zur Festlegung der Reihenfolge vorstellen, die der agilen Projektmanagement-Methode Scrum abgeschaut wurde.

Dein Backlog

Bei dieser Idee kommen wieder die bereits bei den Terminen genannten Kategorien ins Spiel. Der Fokus liegt diesmal allerdings nicht auf der Farbgebung, sondern auf der Möglichkeit nach Kategorien zu gruppieren.

Du legst für Deine Aufgaben folgende Kategorien an:

  • 01_Diese Woche
  • 02_Nächste Woche
  • 03_Backlog

Die Farben dieser Kategorien wählst Du nach Deinem Geschmack. Jede Deiner Aufgaben ordnest Du jetzt einer Kategorie zu. Danach gruppierst Du die Liste Deiner Aufgaben nach Kategorien. Die Sortierung der Gruppe stellst Du auf alphabetisch. Die Möglichkeiten zum Einstellen einer Ansicht werden mit einem Rechtsklick auf die Überschriftenspalte der Liste angeboten.

Und so verwendest Du diese Kategorien:

01_Diese Woche
Alle Aufgaben, die Du in der aktuellen Woche erledigen musst oder möchtest, ordnest Du der aktuellen Woche zu. Es empfiehlt sich, das am Ende der Vorwoche oder zu Beginn der neuen Woche zu erledigen.

Der Knackpunkt dabei ist: Das, was Du in die aktuelle Woche legst, sollte ein machbarer Plan sein. Es sollte Dir möglich sein, alle diese Aufgaben auch wirklich zu erledigen – unter Berücksichtigung der freien Zeit, die Dir Dein Kalender läßt. Und auch dann, wenn – wie immer – tausend ungeplante Dinge dazwischen kommen.

Das Attribut „Priorität“ könntest Du als weitere Hilfe einsetzen: Alle Aufgaben, die der aktuellen Woche zugeordnet sind und dringend erledigt werden müssen, bekommen die Priorität „hoch„. Hoch heißt: Die Welt geht unter, wenn die Aufgabe nicht erledigt wird.

Dieses Flag wird in der Aufgabenliste mit einem roten Ausrufezeichen dargestellt. Damit hast Du schnell einen Überblick über die Aufgaben, die in der aktuellen Woche auf jeden Fall erledigt werden müssen (sonst geht die Welt unter) – und allen Anderen.

Wenn die Summe der wichtigen Aufgaben in der aktuellen Woche mehr Zeit benötigt, als Du leisten kannst, dann hast Du offensichtlich noch keinen machbaren Plan. Nur weil alles fertig werden muss heißt das noch lange nicht, dass das auch geht. In dem Fall schaue noch einmal kritisch über die Planung der aktuellen Woche und schiebe Dinge zurück ins Backlog oder in die nächste Woche. Frei nach dem Motto: „Nützt ja nix …“. Was nicht geht, geht nicht.

Vielleicht kannst Du aber auch Termine absagen, wenn Du mehr Aufgaben erledigen musst?

02_Nächste Woche
Die Aufgaben unter „nächste Woche“ stellen einen vorsichtigen Plan für das dar, was wichtig und dringend ist – aber nicht mehr in die aktuelle Woche passt. Meiner Erfahrung nach steckt regelmäßig sehr viel „Zeugs“ in der nächsten Woche. Hier gilt es aufzupassen, dass dort wirklich die Dinge enthalten sind, die nicht länger warten können. Alles Andere gehört ins Backlog. Immer dann, wenn Du die Planung für die aktuelle Woche machst, sollten die Aufgaben aus der nächsten Woche heiße Kandidaten für die neue Woche sein.

03_Backlog
Alle Aufgaben, die Du weder in der aktuellen noch in der Folgewoche erledigen möchtest oder kannst, kommen in Dein „Backlog„. Diese Liste kann sehr schnell anwachsen – oft gibt es mehr zu tun, als man schaffen kann. Deswegen solltest Du Dein Backlog regelmäßig prüfen: Ist jede Aufgabe darin noch sinnvoll (manches erledigt sich ja auch durch Nichtstun)?

Einmal in der Woche schaust Du Dir jede Aufgabe im Backlog an und entscheidest, ob sie in die aktuelle Woche oder die Folgewoche gehört.

Tipp: In der Listenansicht kannst Du Aufgaben einfach mit der Maus von einer Kategorien-Gruppe eine andere ziehen. So geht das Einordnen und Umsortieren sehr schnell.

Aufgaben aus Emails erzeugen

Genaus wie oben für den Kalender beschrieben kannst Du Aufgaben auch aus Emails erzeugen:

Dazu wählst Du zum Beispiel in Outlook in der linken Navigationsleiste die Ansicht „Ordner“ aus. Das ist die Ansicht, in der Du links neben dem Posteingang und weiteren Email-Ordnern auch einen Eintrag für „Kalender“ und „Aufgaben“ siehst. Dann ziehst Du die Mail auf den Eintrag „Aufgaben“ in der linken Navigationsleiste. Dadurch wird eine neue Aufgabe erzeugt, die den Betreff der Email als Betreff enthält und den Text der Email als Aufgabentext.

Den Status nutzen

Outlook kennt vier Status für Aufgaben: „Offen“, „In Bearbeitung“, „Warten auf“ und „erledigt“.

Der schönste Zustand ist erledigt. Denn: Nur eine erledigte Aufgabe ist eine gute Aufgabe …

Der Zustand „Warten auf“ ist aus meiner Sicht noch ein sehr nützlicher: Damit kannst Du für eine Aufgabe kennzeichnen, dass Du auf die Zulieferung von jemand Anders warten musst und vorher nicht mehr an dieser Aufgabe arbeiten kannst. Mit einer Regel zur bedingten Formatierung könntest Du in der Liste alle Aufgaben mit dem Status „Warten auf“ grau anzeigen lassen.

Aufgaben in diesem Status könntest Du der aktuellen Woche zugeordnet lassen, weil Du am Ende der Woche möglicherweise bei dem Kollegen nachfragen möchtest, wo seine Zulieferung bleibt – oder weil Du fest damit rechnest, dass Du diese Zulieferung auf jeden Fall in dieser Woche bekommst.

Tipp: Informationen für Langläufer hinterlegen

Manchmal zieht sich die Bearbeitung einer Aufgabe über Wochen oder sogar Monate hin. Du arbeitest ein wenig daran – und musst dann auf das Ergebnis eines Kollegen warten. Dann arbeitest Du wieder etwas – und wartest wieder auf einen Kollegen …

Um nach einigen Wochen noch den Überblick zu haben, wer wann was getan hat, könntest Du im Aufgabentext ein knappes Logbuch führen – zum Beispiel so:

  • 20.01.: Ersten Aufschlag für Konzept an Hr. Müller gesendet – warte auf seine RÜ
  • 29.01.: Hr. Müller an seine Zulieferung erinnert
  • 31.01.: Zulieferung von Hr. Müller liegt vor. Konzept nach Überarbeitung an Chef gesendet – warte auf RÜ
  • 15.02.: Chef an seine RÜ erinnert
  • 28.02.: Erneute Erinnerung an Chef…

Kleinteilig werden: Ein Schritt pro Aufgabe

Es ist oft nicht ratsam, viele Arbeitsschritte in einer Aufgabe zusammen zu fassen.

Beispiel: Die Aufgabe „Arbeitszimmer streichen“ besteht eigentlich aus verschiedenen Aufgaben, die zum Teil zeitlich deutlich getrennt voneinander erledigt werden können:

  • Wandfläche ausmessen und berechnen
  • Farbe und Material kaufen
  • Zimmer ausräumen
  • Abkleben
  • Streichen
  • Abklebungen entfernen
  • Zimmer einräumen

Die hier angewandte Methode heißt „Salami-Taktik“: Die Wurst wird in kleine, verdaubare Scheiben geschnitten.

Auf diese Weise hast Du vielleicht mehr Aufgaben im System – aber Du kannst auch öfter das befriedigende Gefühl erleben das entsteht, wenn man eine Aufgabe abhakt. Und Du schaffst eine Voraussetzung, um Aufgaben zu delegieren.

Dazu kommt ein psychologischer Effekt: Es kostet weniger Überwindung eine kleine Aufgabe anzugehen als eine große.

Unterstützung durch Kollegen

Wenn Du mal mehr auf dem Schreibtisch hast, als Du schaffen kannst, können Dich Kollegen vielleicht unterstützen. Du kannst Deinen Kollegen einfach einige Deiner Outlook-Aufgaben „übertragen“ (Outlook spricht von „zuweisen“). Wenn die Aufgaben inhaltlich gut beschrieben sind, kann ein Kollege vermutlich relativ schnell den Faden aufnehmen.


Posteingang

In Deinen Posteingang kommt ganz viel „Zeug“ an. Viele, die etwas von Dir wollen, schicken Dir eine kurze Email mit ihrem Anliegen. Und all zu oft wird man in CC genommen, damit man „Bescheid weiß“.

Und vielleicht kennst Du das auch: Du kommst nach einer Stunde Besprechungen wieder an Deinen Arbeitsplatz und hast 30 neue Emails. Da kann man schnell den Überblick verlieren. Ein paar Tipps dazu findest Du in meinem Artikel „5 Strategien, wenn Du zu viele Mails bekommst„.

Das Ziel: Ein leerer Posteingang

Ich empfehle daher das Prinzip „leerer Posteingang„. Und das funktioniert so:

  • Du legst Dir einen Archiv-Ordner an (eine sogenannte PST-Datei), in den Du Deine Email verschieben kannst.
  • Für jede Email, die Du bekommst, entscheidest Du:
    • Dauert es länger als 2 Minuten die Mail zu lesen, zu beantworten oder zu bearbeiten ? Dann erstellst Du daraus eine Aufgabe (siehe oben: Email einfach auf die Aufgaben ziehen). Danach verschiebst Du die Mail in den Archivordner.
    • Dauert es nicht länger: Lesen – ggf. beantworten – und dann ab in den Archivordner.
  • Aus meiner Sicht kann man auf Unterstrukturen im Archivordnern verzichten, weil die Suche in Outlook sehr mächtig ist. Suchen geht meiner Meinung nach schneller als durch eine Ordnerstruktur zu navigieren. Ich selber lege zum Beispiel pro Jahr genau einen Archivordner an, damit der einzelne Ordner nicht zu groß wird.

Unterbrechungen durch Emails vermeiden

Sobald eine neue Email hereinkommt, wird man darüber benachrichtigt. Und das unterbricht einen vielleicht bei der konzentrierten Arbeit, die man gerade tut.

Die optischen Benachrichtigungen kann man abschalten. Dann bleibt allerdings noch diese Anzeige am Posteingang die angibt, wie viele ungelesene Emails sich darin befinden. Das kann auch schon wieder Stress erzeugen…

Mein Tipp: Eine Regel erstellen, die jede eingehende Email als „gelesen“ markiert. Schon ist Ruhe …

Und eigentlich reicht es dann zweimal am Tag, den Posteingang leer zu räumen (so wie oben beschrieben: Aufgabe erzeugen etc.). Das kann man zum Beispiel gut in den Randstunden machen.machen


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