Und das Schöne ist: Die Daten sind dank iCloud überall synchron und Siri versteht sich ausgezeichnet mit der App.
In diesem Artikel erfährst du, wie du Apple Erinnerungen optimal nutzen kannst – egal, ob du Minimalist, Kanban-Fan oder GTD-Nerd bist. Dazu stelle ich dir einige Ideen vor, wie du mit den Erinnerungen ein alltagstaugliches Task-System baust. Jede Idee verweist auf einen externen Blog-Artikel, mit dem du tiefer eintauchen kannst.
Minimalismus pur
In seinem Artikel „Mastering Task Management with Apple Reminders“ zeigt der Autor, wie man mit der Apple Erinnerungen-App und einem erfrischend einfachen Ansatz seine Aufgaben im Griff behält.
Diese Methode setzt auf maximale Einfachheit: Statt sich durch komplexe Apps wie Things 3 oder Todoist zu wühlen, vertraut das System auf Apples hauseigene Erinnerungen-App. Die Vorteile liegen auf der Hand: Sie ist kostenlos, tief in macOS und iOS integriert und versteht sich blendend mit Siri.
Kernstück dieses Systems ist eine einzige Aufgabenliste namens „Reminders“. Alles – von Uni-To-dos über Haushaltskrams bis zu persönlichen Projekten – landet genau dort. Ergänzt wird das Ganze durch zwei smarte Listen: „Inbox“ für alles, was schnell festgehalten werden muss, und „Someday“ für die Aufgaben, die zwar wichtig, aber nicht dringend sind.
Für größere Vorhaben wird clever ausgelagert: Projekte und umfangreiche Ideen werden in Apple Notizen organisiert. Dort finden sich alle Hintergrundinfos und Detailpläne wieder. Nur konkrete To-dos mit Termin schaffen es in die Erinnerungen-App. So bleibt der Überblick gewahrt, ohne in App-Chaos zu versinken.
Dieses Vorgehen zeigt, wie man mit Bordmitteln und einem klaren Konzept eine funktionierende Aufgabenverwaltung auf die Beine stellt – schlank, effektiv und angenehm unaufgeregt. Ideal für alle, die sich weniger Stress und mehr Übersicht im Alltag wünschen.
Listen nach Lebensbereichen
Basierend auf seinen eigenen Erfahrungen erläutert Big Y, wie sich die Apple Erinnerungen-App gezielt zur Organisation von Aufgaben einsetzen lässt. Seine Methode beginnt mit der Trennung von umsetzbaren Aufgaben und allgemeinen Listen wie Einkaufs- oder Leselisten. Durch das Gruppieren dieser Listen wird die Übersichtlichkeit erhöht.
Ein zentraler Bestandteil dieses Systems ist die Erstellung spezifischer Listen für verschiedene Lebensbereiche – etwa Arbeit, Gesundheit oder Freizeit. Dadurch können Aufgaben thematisch gebündelt und leichter verwaltet werden. Projekte werden als Hauptaufgaben mit entsprechenden Unteraufgaben dargestellt, was eine strukturierte Bearbeitung ermöglicht.
Zur Priorisierung von Aufgaben empfiehlt dieses Vorgehen die Nutzung von Fälligkeitsdaten und Markierungen. Aufgaben, die an einem bestimmten Tag erledigt werden sollen, können mit einer Flagge versehen werden. Intelligente Listen helfen dabei, solche markierten oder fälligen Aufgaben schnell zu identifizieren.
Für wiederkehrende Aufgaben wird die Erstellung von Vorlagen vorgeschlagen. Zwar können nur Listen, nicht aber Aufgaben mit Unteraufgaben als Vorlagen gespeichert werden, dennoch erleichtert dies die Handhabung regelmäßiger Tätigkeiten.
Ein weiterer Bestandteil ist die Einrichtung einer wöchentlichen Überprüfung, die als wiederkehrende Aufgabe geplant wird. Dies unterstützt dabei, den Überblick über laufende Projekte und Aufgaben zu behalten.
Kanban-Board ohne Zusatz-App
Wer hätte gedacht, dass die simple erscheinende Erinnerungen-App von Apple ein verborgenes Talent als Kanban-Board hat? Mit einem kleinen Klick auf „Darstellung > Als Spalten“ wird ab iOS 17 und MacOS 14 aus der schnöden Aufgabenliste ein visuelles Organisationstalent (sorry - ältere iOS oder MacOS Versionen haben diese Möglichkeit nicht). Plötzlich lassen sich Aufgaben per Drag & Drop elegant von „Zu erledigen“ über „In Arbeit“ bis hin zu „Review“ verschieben.
Dieses System ist nicht nur ein Augenschmaus, sondern auch ein echter Helfer in Sachen Transparenz und Flexibilität. Ob Blog-Planung oder Urlaubsorganisation – mit diesem Vorgehen wird die Erinnerungen-App zum vielseitigen Planungstool. Einfach, effektiv und ganz ohne zusätzliche Software.
Wer also dachte, Kanban-Boards seien nur etwas für Projektmanager mit teuren Tools, wird hier angenehm überrascht. Manchmal liegt das Gute näher, als man denkt ...
GTD – das volle Programm
Johnny Chadda hat sich auf ein Abenteuer begeben: Er wollte herausfinden, ob Apples hauseigene Erinnerungen-App als GTD-System (Getting Things Done) taugt. Spoiler: Es ist ein bisschen wie ein Schweizer Taschenmesser – nicht perfekt, aber überraschend vielseitig.
Die Sonnenseiten dieses Systems
Zunächst einmal punktet dieses Vorgehen mit seiner tiefen Integration ins Apple-Ökosystem. Die Synchronisation über iCloud läuft wie geschmiert – egal ob auf iPhone, iPad, Mac oder sogar der Apple Watch.
Apropos Watch: Dort bietet die App vollen Zugriff auf alle Listen, was bei anderen Apps oft nicht der Fall ist. Einziger Wermutstropfen: Es fehlt ein Widget, um schnell neue Aufgaben hinzuzufügen. Aber hey, dafür gibt's ja Kurzbefehle!
Ein weiteres Highlight ist die Möglichkeit, Listen automatisch nach Fälligkeitsdatum zu sortieren. So rutschen dringende Aufgaben automatisch nach oben – praktisch, wenn man mal wieder den Überblick verliert. Und wer gerne mit Geofencing arbeitet, wird sich freuen: Aufgaben können ortsabhängig erinnert werden. Ankunft im Supermarkt? Zack, Einkaufsliste auf dem Bildschirm.
Auch das Teilen von Listen funktioniert reibungslos. Gemeinsame Haushaltsaufgaben mit dem Partner? Kein Problem. Einfach Listen freigeben und gemeinsam abhaken.
Die Schattenseiten – oder: Wo hakt's?
Doch nicht alles glänzt. Ein großes Manko dieses Systems ist das Fehlen von Startdaten. Wer von Apps wie Things oder OmniFocus kommt, wird diese Funktion schmerzlich vermissen. Johnny hat sich mit einer sogenannten "Tickler"-Liste beholfen: Aufgaben mit zukünftigen Fälligkeitsdaten landen dort und werden bei Bedarf in die passende Kontextliste verschoben. Ein Workaround, der funktioniert, aber nicht gerade elegant ist.
Ein weiterer Kritikpunkt: Es gibt keine Ansicht, die Aufgaben und Kalendertermine gemeinsam darstellt. Wer also seinen "harten Kalender" im Blick behalten möchte, muss zwischen zwei Apps hin- und herwechseln.
Und dann wäre da noch die Bedienung: Mehrere Aufgaben auszuwählen und zu verschieben, ist umständlich. Statt Drag-and-Drop gibt's hier eher "Klick-und-Fluch". Auch das Notizfeld innerhalb einer Aufgabe ist nicht optimal gelöst – lange Notizen werden abgeschnitten, und Links sind zwar blau, aber nicht klickbar. Da hilft nur: Rechtsklick und "Öffnen".
Fazit: Ein System mit Charme und Macken
Dieses Vorgehen ist wie ein guter alter Kombi: Nicht das schickste Modell, aber zuverlässig und geräumig. Für GTD-Einsteiger oder Apple-Puristen bietet es eine solide Basis. Wer jedoch auf fortgeschrittene Funktionen wie Startdaten oder komplexe Projektstrukturen angewiesen ist, wird sich früher oder später nach Alternativen umsehen.
Insgesamt zeigt Johnny Chaddas Experiment, dass man mit ein wenig Kreativität und Anpassungsfähigkeit auch mit Bordmitteln ein funktionierendes GTD-System aufbauen kann – solange man bereit ist, ein paar Kompromisse einzugehen.
Mein persönliches System
Ich selber nutze mittlerweile ebenfalls die Erinnerungen für mein Aufgabenmanagement. Dabei unterscheide ich zwei Typen von Listen: Die Standardliste "Erinnerungen" und projektbezogene wie "Steuer 2024 machen". Außerdem habe ich eine smarte Liste mit dem Namen "Backlog" implementiert. Dort kann ich alle Aufgaben sehen, die ich zeitlich noch nicht eingeplant habe. Mein Ziel ist es immer, das Backlog klein zu halten (alles soll sinnvoll eingeplant sein).
Fazit
Mit diesen Tipps kannst du Apple Erinnerungen optimal nutzen und dein Aufgaben-Chaos in den Griff bekommen. Egal, ob du "nur" den Wocheneinkauf planst oder ein komplettes privates Projekt organisieren möchtest: Erinnerungen hat die Bausteine parat – ohne Abo, ohne Overkill. Am besten fängst du in bester GTD-Marnier mit einer sauberen "Inbox" an. Oder du spielst mit Listen, Tags und Spalten, um auszuprobieren, was für dich klappt. So erstellst du das für dich optimale System - zuverlässig und vor allem jeden Tag benutzbar. Viel Spaß beim "Bändigen" deiner Aufgaben!
