GTD® mit MindMaps

Sich selber besser organisiert fühlen – das kannst Du mit dem Schweizer Taschenmesser für die Selbstorganisation erreichen: GTD^® von David Allen. In diesem Artikel erfährst Du, wie Du GTD^® mit MindMaps sehr bildhaft und intuitiv umsetzen kannst.

Wenn Du GTD^® (Getting things done ^®) bereits kennst, dann ist der erste Teil des Artikels für Dich wahrscheinlich eine Wiederholung – denn hier stelle ich nochmal ganz kurz & knapp die Idee und Prinzipien von GTD^® vor. Wenn Du magst springst Du direkt an die Stelle, wo die Umsetzung mit MindMaps beschrieben ist.

Falls Du GTD^® noch nicht kennst – oder Du Dein Wissen auffrischen möchtest – dann ist die kurze Einführung am Anfang dieses Beitrags genau richtig für Dich.

Für einen tieferen Einstieg in GTD^® empfehle ich Dir mein kostenloses eBook.

Das Ziel von GTD^®

Wenn der Kopf voll ist von den vielen Dingen, die Du regeln oder erledigen musst, dann kann es sich schnell so anfühlen:

Du hast jede Menge zu tun – weißt aber nicht, wo Du anfangen sollst.
Du hast ständig Angst, etwas Wichtiges zu übersehen oder zu vergessen.
Du schläfst schlecht ein oder durch, weil oft Gedanken wie ein Schwarm Fliegen durch Deinen Kopf sirren.
Du wirst müde, schlapp und unkonzentriert – und vielleicht sogar übellaunig.

Dieser Zustand ist der absolute Albtraum!

Die Idee

Die Idee von David Allen ist im Prinzip sehr simpel und macht Schluss mit diesem Albtraum. Die zwei Kernziele von GTD^® sind:

Du bekommst den Kopf frei.
Du erledigst alles zur richtigen Zeit – nichts fällt hinten runter.

Das klingt doch vielversprechend. Und die gute Nachricht für Dich als Liebhaber von MindMaps ist: Du kannst GTD^® mit MindMaps ganz einfach umsetzen.

Wie funktioniert nun das Ganze?

Die Prinzipien von GTD^®

Die grundlegende Idee von David Allen lässt sich in einem Satz zusammenfassen:

Nutze ein System, dass so sicher ist, dass Dein Gehirn sich trauen kann, all die Aufgaben zu vergessen.

Du kennst vielleicht folgenden Tipp: Wenn Du nachts mit einer Idee oder einem Gedanken aufwachst, den Du auf keinen Fall vergessen willst, dann schreibe ihn auf einen Zettel. Danach kannst Du beruhigt wieder einschlafen.

Und genau dieses Prinzip fordert David Allen nicht nur für die nächtlichen Ideen, sondern für alles, was Du zu tun oder zu regeln hast. Neben dem Aufschreiben gehören noch vier weitere Prinzipien dazu, um ein wirklich sicheres System zu schaffen.

Nutze eine einzige Aufgabenliste
Alles, was Du zu tun hast, ist an einer Stelle aufgeschrieben. Das ist Deine Aufgabenliste. Das Wort „alles“ habe ich bewusst fett gedruckt: Gemeint ist, dass Du Dir keine Aufgaben im Kopf merkst, sondern alles aufschreibst, was Du nicht sofort erledigst.

Du kannst auf einen Blick sehen, was als nächstes zu tun ist
Deine Aufgabenliste sollte Dir auf einen Blick verraten, was als nächstes zu tun ist.

Jede Aufgabe hat nur einen Arbeitsschritt
Jede Aufgabe soll nur einen Arbeitsschritt haben, damit sie klein und handlich ist - und der Widerstand sie zu erledigen minimal wird.

Beispiel: Das Arbeitszimmer zu streichen sind mehrere Arbeitsschritte.

Farbe und Material kaufen.
Zimmer ausräumen.
Alles abkleben.
Abklebungen entfernen.
Zimmer wieder einräumen.

Jede Aufgabe, die mehr als einen Arbeitsschritt umfasst, wird in mehrere kleine Aufgaben aufgeteilt. Als Klammer, die diese Aufgaben zusammenhält, führt David Allen das sogenannte „Projekt“ ein.

Im obigen Beispiel wäre also „Zimmer streichen“ der Name des Projekts – und zu diesem Projekt gehören die genannten Aufgaben.

Nutze ein eindeutiges Ablagesystem.
Alles, was irgendwie abzulegen ist – sei es in Papierform oder auf dem Computer – hat einen eindeutigen Platz. Das ist Dein Ablagesystem. Genaugenommen hast Du zwei Ablagesysteme: Eines auf Deinem Computer und eines für Papier.

Nutze genau einen Posteingang
Alles, was an Aufgaben an Dich herangetragen wird – sei es durch Papier oder auf elektronischem Wege – wird an genau einer Stelle gesammelt. Das ist Dein Posteingang. Genau genommen gibt es auch zwei Posteingänge: Einen auf dem Computer und einen für Schriftstücke in Papierform.

Regelmäßiges Durchsehen & Leeren
Mindestens einmal in der Woche leerst du qualifiziert Deine beiden Posteingänge – und mindestens einmal in der Woche siehst Du Dir alle Aufgaben Deiner Aufgabenliste an um zu entscheiden, was als nächstes zu tun ist.

Das ist alles?

Ja – denn dieses System ist bombensicher. Alles ist an einem eindeutigen Platz und durch die regelmäßige Kontrolle von Posteingang und Aufgabenliste kann nichts mehr hinten runterfallen.

David Allen sagt interessanterweise wenig darüber, wie dieses System umgesetzt werden soll - da läßt er den Anwendern freie Hand. Du kannst also GTD^® mit MindMaps oder mit Excel oder mit Outlook oder, oder, oder umsetzen.

Das Leeren des Posteingangs

Die zentrale Sammelstelle für alles, was reinkommt, sind die beiden Posteingänge. David Allen empfiehlt eine bestimmte Vorgehensweise, um den Posteingang abzuarbeiten:

Jedes Element prüfen
Gehe jedes Element in Deinem Posteingang durch und entscheide, ob Du damit etwas tun musst. Wenn nein, kannst Du das Element entweder wegwerfen oder als Referenzmaterial ablegen.
Dein System befüllen
Wenn Du mit dem Element etwas tun musst, dann entscheide zuerst, ob es mehr als einen Arbeitsschritt kostet, die Sache zu erledigen.
1. Mehr als ein Schritt
  Wenn es mehr als eines Arbeitsschrittes Bedarf, um die Sache zu erledigen: Lege ein Projekt in Deinem System an und notiere dazu alle Arbeitsschritte, die zur Erledigung notwendig sind.
2. Genau ein Schritt
  Überlege, ob es weniger als 2 Minuten dauert, die Sache zu erledigen. Wenn ja, dann erledigst Du sie sofort. Wenn es länger als 2 Minuten dauert, die Sache zu erledigen, dann legst Du in Deinem System dafür eine Aufgabe an.

Dieses Abarbeiten des Posteingangs solltest Du regelmäßig durchführen – mindestens einmal pro Woche. Diese Regelmäßigkeit ist wichtig, damit das System zuverlässig ist und Dein Gehirn ihm vertrauen kann.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist, dass alles, was in weniger als 2 Minuten erledigt werden kann, sofort erledigt wird. Es lohnt einfach nicht, für Kleinigkeiten eine Aufgabe anzulegen.

GTD^® mit MindMaps

Von den 6 Prinzipien kannst Du die Prinzipien 1 bis 3 sehr gut mit einer MindMap umsetzen:

Nutze genau eine Aufgabenliste.
Du kannst auf einen Blick sehen, was als nächstes zu tun ist.
Jede Aufgabe hat nur einen Arbeitsschritt – sonst ist es ein Projekt.

Im Vergleich zu einer Umsetzung von GTD mit Outlook hast Du allerdings den Nachteil, dass Dein Posteingang und die zugehörige Ablage in einem anderen Programm verwaltet werden (Medienbruch).

Werkzeug festlegen
Du kannst MindMaps auf dem Papier aufzeichnen – oder Dich elektronisch unterstützen lassen. Ich selber bevorzuge die elektronische Variante iThoughts, die es allerdings nur in der Apple-Welt gibt (für OS X und iOS).

Wenn Du bisher noch kein Programm hast, mit dem Du MindMaps erstellst, kannst Du zum Einstieg die kostenlose Variante freeMind verwenden, die es als Java-Programm für alle Betriebssysteme gibt (Windows, OS X, Linux).

Für mobile Geräte ist die Auswahl sehr groß – hier empfehle ich, einfach mal ein paar kostenlose Varianten auszuprobieren.

Zeiträume festlegen
Für die Umsetzung des Prinzips 2 („Du kannst auf einen Blick sehen, was als nächstes zu tun ist“) teilst Du die Zweige der MindMap in bestimmte Zeiträume ein.

Ich gliedere meine MindMap für Aufgaben z.B. nach Monaten - das sieht dann so aus:

Auf der Ebene unterhalb der Monate teilst Du die Zweige nach Wochen ein:

Unterhalb der Knoten für die Wochen hängst Du nun die Aufgaben, die Du zeitlich bereits zuordnen kannst.

Diese Form der zeitlichen Strukturierung bietet Dir den Vorteil, auch Aufgaben, die noch in ferner Zukunft liegen, direkt zeitlich zuzuordnen.

So könntest Du in den Juli bereits die Aufgabe „Restzahlung für Sommerurlaub überweisen“ legen – auch wenn es gerade erst Januar ist. Du hast diese Aufgabe damit so hinterlegt, dass Du zuverlässig wieder „darüber stolperst“, wenn der Juli beginnt.

Arbeitsvorrat nach Lebensbereiche und Projekte gruppieren
Für alle Aufgaben, die sich noch nicht zeitlich zuordnen lassen, legst Du ein Gruppierungssystem an. Hierfür empfehle ich, dass Du Deine verschiedenen Lebensbereiche und Projekte zugrunde legst.

Das könnte z.B. so aussehen:

Aufgaben zuordnen
Im letzten Schritt ordnest Du alle Aufgaben entweder direkt unter den zeitlichen Knoten an – wenn möglich – oder sortierst sie Deinen Lebensbereichen und Projekten zu.

Ich habe mir angewöhnt, auch unterhalb der zeitlichen Knoten die Struktur nach Lebensbereichen und Projekten zu wiederholen. Beispiel:

Gemäß Prinzip 6 („regelmäßig die Liste durchsehen“) solltest Du mindestens einmal in der Woche alle Aufgaben, die noch nicht zeitlich zugeordnet sind, durchsehen und wenn möglich zeitlich zuordnen.