Erschwerend käme in Deinem Business hinzu: Viele der Anfragen oder Aufträge sind zeitkritisch. Die meisten Aufträge müssen innerhalb weniger Stunden umgesetzt werden – viele Angebotsanfragen müssen innerhalb von Stunden beantwortet werden.
Die schiere Menge an relevanten Emails in Deinem Posteingang wäre so groß, dass die Konzepte von Methoden wie „Getting things done©“ (GTD©) nicht mehr funktionieren.
So wie andere Methoden baut GTD© darauf auf, dass Du eine Aufgabenliste führst. Bei GTD© wird die Aufgabenliste u.a. gefüllt, indem Du Deinen Posteingang abarbeitest: Für jede Email, die ToDo‘s für Dich enthalten, legst Du eine oder mehrere Aufgaben in der Aufgabenliste an. Die Emails werden anschließend archiviert.
Dann priorisierst Du Deine Aufgaben und arbeitest die Aufgaben entsprechend der Priorität ab.
Dieses Vorgehen funktioniert auch oft – aber eben nicht immer. Als David Allan GTD© im Jahr 2001 veröffentlicht hat, war die Kommunikationsdichte längst nicht so hoch wie heute. Seinerzeit hat er mit „Posteingang“ noch eine Sammelstelle für Papierpost gemeint. Doch seitdem hat sich die Welt weiter beschleunigt. Relevante Emails im Minutentakt: In einigen Branchen heutzutage ganz normal.
Die Zeit, die Du bräuchtest, um aus den vielen Emails Aufgaben zu erzeugen, würde Dich einen Großteil Deines Tages beschäftigen. Du kämest kaum noch dazu, die Aufgaben zu erledigen.
Wer in einer solchen Situation ist, braucht andere Werkzeuge oder Konzepte. Die klassische Aufgabenliste ist dann nicht mehr hilfreich – es muss einfach schneller gehen. Hier sind kreative Ideen gefragt, wie man vielleicht durch Veränderung oder Anpassung aus bekannten Werkzeugen neue Werkzeuge macht.
Mit Outlook könntest Du zum Beispiel mit verschieden konfigurierten Ansichten direkt im Posteingang arbeiten. Dabei nutzt Du die Möglichkeit, auch bei einer Email das Kennzeichen „erledigt“ setzen zu können (soweit die Konfiguration in Deinem Unternehmen das hergibt).
Du könntest Dir eine Ansicht anlegen, die alle Emails des Posteingangs zeigt, die das Kennzeichen „erledigt“ nicht gesetzt haben. Diese Ansicht nennst Du „offene“.
Eine zweite Ansicht zeigt nur die als erledigt markierten. Und eine dritte Ansicht vielleicht alle offenen und erledigten.
Zusätzlich könntest Du eingehende Emails einer Kategorie zuordnen – z.B. „Auftrag“ oder „Anfrage“ – oder zusätzlich „dringender Auftrag“. Nach dieser Kategorie kann man dann auch Gruppieren, um die Übersicht zu erhöhen.
Auf diese Weise sparst Du den Zwischenschritt eine Aufgabe anlegen zu müssen und kannst damit vermutlich mehr Arbeit in weniger Zeit schaffen. Die möglichen Optimierungen bei der Verwaltung oder Organisation der eigenen Arbeit dürfen über eins allerdings nicht hinwegtäuschen: Irgendwann ist für jeden Menschen ein Limit bei der Arbeitsmenge überschritten, dass er nicht mehr bewerkstelligen kann.
Unternehmen sollten in solchen Fällen daran denken, wie sie z.B. Vorgänge automatisieren können, um ihre Angestellten zu entlasten. Ansonsten spielt man langfristig mit der Gesundheit der Mitarbeiter. Das Thema „Digitalisierung“ ist im Moment in aller Munde – da steckt noch viel Potential drin.
Wie ist es bei Dir: Fühlst Du Dich mit „high speed tasking“ angesprochen? Wie bist Du auf der Suche nach „mehr Geschwindigkeit“ vorgegangen?