Strategie, wenn Du viele Termine hast

Den ganzen Tag von einem Termin zum nächsten rennen: Manchmal gibt es Tage oder sogar ganze Phasen, wo Du es kaum an den eigenen Schreibtisch schaffst. Wie Du vorgehen kannst, um die kostbare Zeit am Schreibtisch optimal zu nutzen, zeigt diese Infografik.

Jeder Job ist anders und stellt unterschiedliche Anforderungen an Dein Zeitmanagement. Und selbst in ein- und demselben Job kann es so unterschiedliche Phasen geben, dass Du Dein Zeitmanagement situativ anpassen solltest.

Die Grafik oben beschreibt ein mögliches Vorgehen für die Phasen oder Tage, an denen Du wenig an Deinem Schreibtisch bist und von einem Meeting zum nächsten rennst.

Die Kern-Idee dieser Strategie ist: Wenn Du nur kurz mal am Schreibtisch bist, macht es keinen Sinn, eine kompliziertere Aufgaben zu bearbeiten. Bis Du Dich in diese Problemstellung hineingedacht hast, musst Du wieder los zum nächsten Termin.

Deswegen ist es in diesen kurzen Schreibtisch-Zeiten nützlich den Posteingang systematisch zu leeren. Wie das aussehen kann, zeigt eine andere Infografik. Wenn der Posteingang leer ist, kannst Du gut Kleinigkeiten erledigen (kurze Telefonat oder einfache Email-Antworten) und Deine Aufgabenliste auf den aktuellen Stand zu bringen (also neue Aufgaben ergänzen und die Priorität festlegen).

Wenn Du aber etwas mehr Zeit am Schreibtisch hast, dann mache möglichst folgendes: Sorge dafür, dass Du in dieser Zeit nicht gestört wirst (Telefon umleiten, Outlook aus, Kollegen informieren). Dann suchst Du Dir die jetzt wichtigste Aufgabe heraus (next best action), zu deren Bearbeitung Du konzentriert sein musst. Du stellst Dir einen Timer auf die Zeit, die Du Dir zur Bearbeitung gönnen kannst, und arbeitest bis zum Klingeln des Timers konzentriert an dieser Aufgabe.

Dann eilst Du vermutlich in das nächste Meeting. Und wenn Du danach wieder am Schreibtisch bist, geht das Spielchen von vorne los.

Weitere Infografiken mit Strategien findest Du auf der Seite Tools zum Zeitmanagement.