Sicher haben Sie schon einmal von dem Trick mit dem Zettel gehört: Wenn man nachts aufwacht und einen Gedanken hat, den man nicht vergessen möchte, dann hilft es, diesen Gedanken auf einen Zettel zu schreiben. Das Gehirn weiß den Gedanken dann sicher aufgehoben und kann ihn deshalb vergessen – und man kann beruhigt wieder einschlafen. Das schöne dabei ist: Das funktioniert nicht nur nachts.

Das Gehirn erinnert sich an Unerledigtes besser als an Erledigtes. Das nennt man Zeigarnik-Effekt. Und manchmal haben wir den Eindruck, dass unser Gehirn das so gut macht, dass wir vor lauter Gedanken an Unerledigtes buchstäblich nicht mehr wissen, wo „uns der Kopf steht“. Und dann liegen wir vielleicht abends noch lange wach, weil wir den Kopf nicht frei kriegen.

David Allen – Erfinder von „Getting things done^®“ (GTD^®) – hatte die clevere Idee, den Trick mit dem Zettel zu systematisieren. Er postuliert: Wenn wir ein zuverlässiges System haben, wo alle unerledigten Dinge enthalten sind – und zwar so, dass wir immer zum richtigen Zeitpunkt an eine Aufgabe erinnert werden – dann kann unser Gehirn diese Aufgabe vergessen.

Ein ganz einfaches System nach der Idee von David Allen lässt sich mit den Zetteln umsetzen, die uns nachts auch so schön helfen. Um das Ganze zu systematisieren, reicht allerdings nicht nur ein Zettel – es dürfen direkt vier Stapel sein. Gemeint sind dabei diese handlichen kleinen Zettel im Post-it Format.

• Vorratsstapel mit leeren Zetteln: Damit jederzeit ein leerer Zettel zur Hand ist, wenn Ihnen etwas einfällt, was es zu erledigen gilt.
• Sammelstapel: Wenn Ihnen etwas einfällt, was erledigt werden muss oder will, dann schreiben Sie es auf einen leeren Zettel und legen ihn auf den Sammelstapel. Damit geht der Gedanke nicht mehr verloren.
• Arbeitsstapel für den Tag: Auf diesem Stapel liegen die Zettel mit den Aufgaben, die Sie an dem Tag schaffen wollen und können.
• Arbeitsvorrat: Alle Aufgaben, die an dem Tag nicht dran sind, liegen in diesem Stapel.

Damit Ihr Gehirn diesem System wirklich vertraut, sind zwei Rituale erforderlich:

• Legen Sie einmal am Tag die gesammelten neuen Zettel zu den Zetteln des Arbeitsvorrats und sortieren Sie diesen ganzen Stapel nach Dringlichkeit und/oder Wichtigkeit. Zettel, die weiter oben liegen, sind dringlicher oder wichtiger als die, die weiter unten liegen.
• Legen Sie morgens so viele Aufgabenzettel von dem sortierten Arbeitsvorrat auf den Arbeitsstapel für den Tag, wie Sie an diesem Tag gut schaffen können.

Und für jede Aufgaben, die Sie erledigt haben, zerknüllen Sie genüsslich den zugehörigen Zettel und werfen ihn weg. Und falls abends noch Zettel auf dem Arbeitsstapel für den Tag übrig sind, kommen diese zurück auf den Stapel mit dem Arbeitsvorrat und werden mit einsortiert.

Mit dieser „Zetteltechnik“ werden Sie jederzeit das Gefühl haben, alles im Blick zu haben. Und das macht Ihren Kopf frei.

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