Blogparade: Meine drei wichtigsten Tools

Eine sehr schöne Idee von Ivan Blatter: Eine Blogparade zu dem Thema „Meine drei wichtigsten Tools„. Bei einer Blogparade stellt ein Blogger ein Thema vor und lädt andere ein, zu dem Thema ebenfalls einen Blogbeitrag zu veröffentlichen. Den Aufschlag von Ivan Blatter finden Sie hier.

Meine drei wichtigsten Tools sind:

Outlook

Da bei mir beruflicher und privater Kontext zu 100% getrennt sind (auf der Arbeit mache ich nichts privates – und nach Feierabend mache ich nichts dienstliches), habe ich auf der Arbeit eine andere Aufgabenverwaltung als privat. Dienstlich nutze ich intensiv die Aufgabenverwaltung von Outlook. Neben dem sparsamen (!) Setzen von Deadlines schätze ich vor allem das Statusfeld („offen„, „in Bearbeitung„, „Wartet auf jemand anderen“ und „zurückgestellt„). Selten sind bei mir mehr als 5 Aufgaben gleichzeitig in Bearbeitung oder offen. Täglich prüfe ich die Status aller Aufgaben, ob die Einsortierung noch stimmt.

Tipp: In dem Notizbereich pflege ich zwei textuelle Listen. In der einen Liste notiere ich, was ich schon alles zur Erledigung der Aufgabe getan habe. In der andere Liste steht, was die nächsten Schritte sind. So bin ich – vor allem bei Langläufern – schnell im Bilde und weiß mit einem Blick, was als nächstes zu tun ist.

ToDo Cloud

Privat nutze ich zur Verwaltung meiner Aufgaben die App ToDo Cloud. Diese App gibt es für iOS, Android und als Web-Applikation. An dieser App schätze ich die klare Struktur mit der Möglichkeit, Aufgaben in Projekte und Lebensbereiche einzusortieren. Jedem Projekt/Lebensbereich kann eine Farbe und ein Icon gegeben werden – das macht die App für mich optisch sehr ansprechend. Mit frei definierbaren Tags lege ich fest, was ich als nächstes erledigen möchte.

Wochenplan

Ausserdem erstelle ich mir für meine privaten Aktivitäten an jedem Sonntag einen Wochenplan für die nächste Woche. Da ich – z.B. mit meinen Aktivitäten für Zeitkünstler.de – immer sehr viele Ideen habe, hilft mir ein Wochenplan, mich zu fokussieren. Der Wochenplan besteht aus einer Seite und liegt ausgedruckt auf meinem Schreibtisch. Auf der oberen Hälfte befindet sich ein Screenshot meines elektronischen Kalenders mit der Woche – auf der unteren Hälfte meine geplanten Aufgaben. Die fixen Termine meines Kalenders geben ausserdem eine Größenordnung vor, wie viele Aufgaben ich mir in der Woche vornehmen kann (viele Termine -> wenige Aufgaben).

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