Prioritäten im Job

Womit bloß anfangen? Überall brennt es – und viele Dinge wären jetzt zu erledigen. Und wo liegt überhaupt für Dich der Unterschied zwischen „wichtig“ und „dringlich“?

Mach Dir bewusst, wie Du deine Prioritäten im Job setzen möchtest.

Die Eisenhower-Methode nutzt eine Klassifizierung in zwei Dimensionen:„wichtig/unwichtig“ und „dringlich/nicht dringlich“. In vielen Werkzeugen zur Aufgabenverwaltung findet sich ebenfalls die Möglichkeit, den Aufgaben Prioritäten zuzuordnen. Microsoft Outlook © z.B. kennt die Prioritäten „hoch“, „mittel“ und „gering“.

Die spannende Frage dabei ist: Was heißt eigentlich „wichtig“ und „unwichtig“? Heißt „unwichtig“ z.B., dass ich solche Aufgaben im Zweifel auch weglassen könnte? Muss ich, wenn es eng wird, nur Aufgaben der Priorität „hoch“ erledigen?

Ich habe im Kollegen- und Bekanntenkreis nachgefragt, welche Interpretationen von „wichtig“ es gibt. Eine häufige Antwort: „Wichtig heißt, dass ich die Aufgabe bald erledigen muss.“ Dann wäre „wichtig“ = „dringlich“ und die Eisenhower-Methode hätte eine Dimension verloren. Wäre das auch Deine Antwort gewesen?

Um entscheiden zu können, was als nächstes zu tun ist, ist es hilfreich, Priorität und Dringlichkeit getrennt voneinander zu betrachten. Dazu möchte ich folgende Anforderung definieren:

Symbol Idee Die Priorität von Aufgaben muss sich nach Zielen ausrichten

Ziele

Um Ziele zu definieren, kann beispielsweise der Anforderer von Aufgaben als Ausgangspunkt genommen werden. Für die Aufgaben, die im Arbeitsalltag eines Angestellten getan werden müssen oder wollen, gibt es verschiedene mögliche Anforderer:

  • Die Aufgabe gehört zu Deinen Linienaufgaben
  • Der Chef hat Dir die Aufgabe gestellt
  • Kollegen oder Mitarbeiter möchten etwas von Dir
  • Du selber hast Dir eine Aufgabe gesucht

Daraus lassen sich ganz unterschiedliche Ziele und damit Prioritäten von Aufgaben ableiten. In den beiden folgenden Tabellen sind zwei sehr unterschiedliche Beispiele beschrieben – unter der Annahme, dass es nur zwei mögliche Prioritäten gibt („wichtig“ und „unwichtig“).

Beispiel 1

ZielPriorität
Meine Linienaufgaben erledige ich immer im vorgegebenen Zeitrahmenalle Linienaufgaben haben die Prio „wichtig
Sonderaufgaben meines Chefs erledige ich immer bis zur gesetzten DeadlineSonderaufgaben meines Chefs haben die Prio „wichtig
Anfragen meiner Kollegen beantworte ich innerhalb von 24 StundenAnfragen meiner Kollegen haben die Prio „wichtig
Wenn die ersten drei Anforderer Zeit übrig lassen, kümmere ich mich um selbst gefundene AufgabenAufgaben aus dem „Wunschkonzert“ haben die Prio „unwichtig

Beispiel 2

ZielPrioritäten
Um den Linienkram kümmere ich mich, wenn Zeit übrig ist.Linienaufgaben haben die Prio „unwichtig
Sonderaufgaben meines Chefs erledige ich immer noch möglichst einen Tag vor der gesetzten DeadlineSonderaufgaben meines Chefs haben die Prio „wichtig
Wenn ich Zeit habe, unterstütze ich auch meine KollegenAnfragen meiner Kollegen haben die Prio „unwichtig
Wenn ich geniale Ideen habe, setze ich sie sofort umAufgaben aus dem „Wunschkonzert“ haben die Prio „wichtig

Vermutlich gibt es zu beiden der beschriebenen Zieldefinitionen Beispiele in der Praxis. Wie kommt das? Warum gehen Menschen mit ähnlichen Anforderungen ganz unterschiedlich um? Eine wesentliche Ursache dafür wird man in den ganz unterschiedlichen Werten finden, die Menschen für sich als wichtig empfinden.

Ein Angestellter, der seine Ziele so wie in Beispiel 1 definiert hat, könnte z.B. die ganz starken Werte „Harmonie“ und „Sicherheit“ haben. Er möchte mit allen gut klarkommen, nicht anecken und es ist ihm wichtig, seinen Job um jeden Preis zu behalten. Dafür stellt er auch seine eigenen Ideen hinten an.

Jemand, der seine Ziele wie in Beispiel 2 setzt, mag vielleicht die Werte „Karriere“, „Freiraum“ und „Kreativität“ stark ausgeprägt haben. Er möchte auf jeden Fall in der Hierarchie weiter nach oben kommen und gestalten. Ob das bei so gesetzten Zielen gelingt, ist vielleicht eine andere Frage 😉

Regeln

Die oben beschriebenen Beispiele machen deutlich, dass es wichtig ist, die eigenen Ziele im Job bewusst zu kennen. Wonach kannst Du sonst Deine Prioritäten ausrichten? Vielleicht hilft es dabei, die eigenen Werte im beruflichen Kontext bewusst zu machen. Dazu könntest Du vorgehen, wie im Artikel „Zeitkünstlerformat (1) – Werte“ beschrieben wird.

Vielleicht probierst Du folgende Regeln in Deinem Arbeitsalltag einmal aus:

  • Vergabe von Prioritäten ausschließlich gemäß der persönlichen Ziele (Trennung von Priorität und zeitlicher Reihenfolge)
  • Aufgaben der Priorität „unwichtig“ könnten im Zweifel auch wegfallen

Um die zeitliche Reihenfolge der „wichtigen“ Aufgaben zu bestimmen kann eine Deadline oder ein zusätzliches Attribut mit möglichen Werten wie „heute“, „diese Woche“ oder „diesen Monat“ genutzt werden. Dabei ist es nützlich, als Datum für eine Deadline wirklich das spätest mögliche Datum für eine Erledigung einzutragen – und nicht den Wunschtermin. Wenn es nach dem Wunschtermin noch möglich ist, die Aufgabe zu erledigen, ist dieses Datum keine Deadline.

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