Wenn Du GTD® (Getting things done®) bereits kennst, dann ist der erste Teil des Artikels für Dich wahrscheinlich eine Wiederholung – denn hier stelle ich nochmal ganz kurz & knapp die Idee und Prinzipien von GTD® vor. Wenn Du magst springst Du direkt an die Stelle, wo die Umsetzung mit Excel beschrieben ist.
Falls Du GTD® noch nicht kennst – oder Du Dein Wissen auffrischen möchtest – dann ist die kurze Einführung am Anfang dieses Beitrags genau richtig für Dich.
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Das Ziel von GTD®
Der Mensch erinnert sich an Unerledigtes besser an als Erledigtes. Diesen Effekt nennt man Zeigarnik-Effekt. Er hat zur Folge, dass man manchmal nahezu sprichwörtlich den Kopf (über-) voll hat. Das führt leicht zu der Angst, man könne etwas Wichtiges vergessen.
Du kennst vielleicht folgenden Tipp: Wenn Du nachts mit einer Idee oder einem Gedanken aufwachst, den Du auf keinen Fall vergessen willst, dann schreibe ihn auf einen Zettel. Danach kannst Du beruhigt wieder einschlafen.
Genau dieses Prinzip fordert David Allen nicht nur für die nächtlichen Ideen, sondern für alles, was Du zu tun oder zu regeln hast. Neben dem Aufschreiben gehören noch vier weitere Prinzipien dazu, um ein wirklich sicheres System zu schaffen.
Nutze genau eine Aufgabenliste Alles, was Du zu tun hast, notierst Du an einer Stelle. Das ist Deine einzige Aufgabenliste - the one and only. Das System wird dadurch sicher, dass Du beim Blick in diese Liste sicher sein kannst, alles gesehen zu haben (es gibt keine andere Stelle mit ToDos) - und dadurch, dass wirklich alles dort aufgeführt ist (nichts bleibt im Kopf - alles ist notiert).
Du kannst auf einen Blick sehen, was als nächstes zu tun ist Deine Aufgabenliste sollte Dir auf einen Blick verraten, was als nächstes zu tun ist. David Allen nennt das die next best action".
Damit das gegeben ist, sollte Deine ToDo-Liste Liste nach Prioritäten und Dringlichkeiten sortiert sein.
Jede Aufgabe hat nur einen Arbeitsschritt Jede Aufgabe soll nur einen Arbeitsschritt haben. Damit ist sie klein und handlich ist und mit überschaubarem Zeitaufwand zu erledigen.
Beispiel: Das Arbeitszimmer zu streichen sind mehrere Arbeitsschritte.
Wandfläche ausmessen
Farbe und Material kaufen.
Wände streichen
Diese Aufteilung macht auch deswegen Sinn, weil die Arbeitsschritte zeitlich losgelöst voneinander umgesetzt werden können: Man kann im Februar das Zimmer ausmessen (kleine, überschaubare Aufgabe - Widerstand dagegen: Nahe null) - im April die Farbe kaufen und im September das Zimmer streichen.
Das heißt also: Jede Aufgabe, die mehr als einen Arbeitsschritt umfasst, wird in mehrere kleine Aufgaben aufgeteilt. Als Klammer, die die Zusammengehörigkeit dieser Aufgaben klarmacht, führt David Allen das sogenannte „Projekt“ ein. Im obigen Beispiel wäre also „Zimmer streichen“ der Name des Projekts – und zu diesem Projekt gehören die genannten Aufgaben.
Nutze ein eindeutiges Ablagesystem Alles, was irgendwie abzulegen ist hat einen eindeutigen Platz. Das ist Dein Ablagesystem. Genaugenommen hast Du zwei Ablagesysteme: Eines auf Deinem Computer und eines für Papier.
Nutze genau einen Posteingang Alles, was an relevanten Informationen oder Aufgaben an Dich herangetragen wird, sammelst Du an genau einer Stelle. Das ist Dein Posteingang.
Wahrscheinlich denkst Du jetzt an Deinen Posteingang für Emails - vielleicht auch noch an einen Posteingang für Papierpost. Wenn Du aber ToDos oder wichtige Informationen auch über andere Kanäle bekommst - zum Beispiel über WhatsApp oder Slack - dann hast Du schon mehrere Posteingänge.
Damit besteht das Risiko, etwas zu übersehen - das System ist nicht sicher.
Tipp: Dein System kannst Du dadurch wieder sicher machen, dass Du alles Relevante aus WhatsApp oder Slack als Email an Deinen Posteingang weiterleitest. Dann greift auch wieder Prinzip #6.
Regelmäßiges Durchsehen & Leeren Der vielleicht wichtigste Aspekt an GTD: Leere regelmäßig Deinen Posteingang nach einem bestimmten Prinzip. Regelmäßig im beruflichen Kontext heißt: Mindestens zweimal am Tag. Im privaten Kontext reicht es vielleicht auch, dass Du zwei- bis dreimal in der Woche Deinen Posteingang leerst.
1. Jede Email prüfen Lies jede Email in Deinem Posteingang durch und entscheide, ob Du damit etwas tun musst. Wenn nein, kannst Du die Email entweder wegwerfen oder als Referenzmaterial ablegen.
Das one-touch-Prinzip
Dabei gilt das one-touch-Prinzip: Wenn Du eine Email gelesen hast, verbleibt sie nicht im Posteingang. Du entscheidest sofort, was damit zu geschehen hat (wegwerfen, Aufgabe anlegen, archivieren). Keine Email wird zweimal angefasst.
2. ToDo-Liste füllen
Wenn eine Email ToDos für Dich enthält, dann entscheide zuerst, ob es mehr als einen Arbeitsschritt kostet, die Sache zu erledigen (siehe oben Prinzip #3).
Mehr als ein Schritt: Projekt anlegen Wenn mehrere Arbeitsschritte notwendig sind, um die Sache zu erledigen: Lege ein Projekt in Deinem System an und notiere dazu alle Arbeitsschritte, die zur Erledigung notwendig sind.
Genau ein Schritt Wenn es länger als 2 Minuten dauert, die Sache zu erledigen, dann legst Du in Deiner ToDo-Liste dafür eine Aufgabe an.
Die zwei Minuten-Regel
Wenn es weniger als 2 Minuten dauert, es zu erledigen, dann sollte man es sofort erledigen. Es lohnt einfach nicht, für Kleinigkeiten eine Aufgabe anzulegen.
Wichtig für ein sicheres System ist, dass Du Deinen Posteingang wirklich regelmäßig auf diese Weise leerst. Nur dann mag sich Dein Gehirn darauf verlassen.
Die 43-Ordner
Für die zeitlich Planung von Aufgaben schlägt David Allen das Prinzip der 43 Ordner vor. Dieses Bild stammt aus einer Zeit, wo Ordner wirklich noch aus Papier bestanden und keine Ablageorte in einem Dateisystem waren.
Die 43 Ordner stehen für: 12 Ordner für die 12 Monate eines Jahres – und 31 Ordner für die 31 Tage eines Monats. Anstelle von Leitz-Ordnern kannst Du Dir vielleicht Hängeregister vorstellen – dann ist das System gedanklich nicht so riesig.
Und so soll man mit diesen 43 Ordnern arbeiten:
Wenn eine neue Aufgabe entsteht, wird sie dort eingeplant, wann sie dran ist. Wenn also Reifenwechsel im November dran ist, dann würde man diese Aufgabe im November einsortieren.
Wenn ein neuer Monat beginnt, werden die Aufgaben dieses Monats auf die 31 Tage verteilt.
So kann man sicher sein, dass man zum richtigen Zeitpunkt an die Aufgaben erinnert wird.
GTD® mit Excel
Von den 6 Prinzipien kannst Du die Prinzipien 1 bis 3 sehr gut mit Excel umsetzen:
Nutze genau eine Aufgabenliste.
Du kannst auf einen Blick sehen, was als nächstes zu tun ist.
Jede Aufgabe hat nur einen Arbeitsschritt – sonst ist es ein Projekt.
Im Vergleich zu einer Umsetzung von GTD mit Outlook hast Du allerdings den Nachteil, dass Dein Posteingang und die zugehörige Ablage in einem anderen Programm verwaltet werden (Medienbruch).
Diese 3 Prinzipien kannst Du mit Excel in 4 Schritten umsetzen. Eine zu den Beispielen passende Mustertabelle kannst Du Dir hier als Excel-Dokument herunterladen:
Spalten in einer Excel-Tabelle einrichten Lege Dir eine Excel-Tabelle mit unten beschriebenen Spalten an. Die Tabelle, die hier beschrieben ist, stellt eine Minimalversion dar um die 3 Prinzipien umzusetzen. Du kannst sie natürlich jederzeit um Felder erweitern, die für Dich wichtig sind.
Beschreibung: Was ist zu tun?
Projekt: Zu welchem Projekt gehört die Aufgabe? (Prinzip 3: Jede Aufgabe umfasst nur einen Arbeitsschritt)
Geplant für: Wann willst Du die Aufgabe erledigen? Dieses Feld soll Dir helfen mit einem Blick zu erkennen, was als nächstes zu tun ist (Prinzip 2)
Erledigt: Ein Häkchen für erledigte Aufgaben
Diese Tabelle könnte dann so aussehen:
Besonders nützlich sind in Excel die einstellbaren Filter. Damit kannst Du Dir schnell alle Aufgaben für ein bestimmtes Projekt anzeigen lassen – oder alle Aufgaben ausblenden, die bereits erledigt sind.
Werte für „Geplant für“ festlegen In der Beispieltabelle oben findest Du Ideen, wie die Spalte „Geplant für“ genutzt werden kann. Da ich ein Freund von Wochenplänen bin, habe ich die möglichen Werte für diese Spalte so definiert:
Diese Woche
Nächste Woche
Diesen Monat
Nächsten Monat
Januar ... Dezember
Lege für Dich fest, wie Du die Werte für diese Spalte setzen möchtest.
Mit den Filtern von Excel hast Du dann schnell einen Überblick, was als nächstes zu tun ist.
Am Anfang eines jeden Monats teilst Du die Aufgaben, die diesem Monat zugeordnet sind (die z.B. dem Monat März zugeordnet sind), den feineren Zeiteinheiten zu (also z.B. „nächste Woche“).
Erweiterung um die Spalte „Deadline“ Manche Aufgaben müssen zu einem bestimmten Zeitpunkt fertig sein. Daher ist es nützlich, die Tabelle um eine Spalte für die Deadline zu erweitern. Diese Deadline hilft Dir bei Deiner Wochen- oder Monatsplanung, um Deine Aufgaben in der Spalte „Geplant für“ richtig einzuordnen.
Erweiterung um Deine eigenen Spalten Überlege Dir, welche weiteren Spalten für Dich wichtig sind. Das könnten z.B. folgende sein:
Bemerkung: Welche hilfreichen Hinweise gibt es noch für eine Aufgabe? Das könnte z.B. nützlich sein, wenn Du Dir schon ein paar Gedanken zu einer Aufgabe gemacht hast – die Aufgabe aber erst in 6 Monaten erledigt werden soll. In dem Fall könntest Du Deine Gedanken in das Bemerkungsfeld eintragen, um in 6 Monaten wieder schnell im Bilde zu sein.
Priorität: Manche Aufgaben sind wichtiger als andere (nicht zu verwechseln mit der Dringlichkeit aufgrund einer Deadline). Um wichtige von weniger wichtigen Aufgaben zu unterscheiden, könntest Du eine Spalte „Priorität“ mit den Werten „wichtig“ und „weniger wichtig“ einführen.
Verweise: Vielleicht hast Du wichtiges Unterlagen für eine Aufgabe, die irgendwo abgelegt sind. In eine Spalte „Verweise“ könntest Du notieren, wo diese Unterlagen zu finden sind – damit Du später nicht suchen musst.
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