Das Inbox-Prinzip
Im Meeting poppt eine Chat-Nachricht auf. Absenderin: die Chefin. Reflexhaft lese ich mit – und schon gilt die Nachricht als gelesen.
Ungünstiger Zeitpunkt, denn gerade ist keine Zeit, die Aufgabe darin zu erledigen. Sie wieder als ungelesen zu markieren, macht die Chatübersicht nur unübersichtlicher.
Das Inbox-Prinzip löst genau dieses Problem. Alles, was Reaktion erfordert – Chat-Nachrichten, Mails, ein spontaner ToDo aus dem Meeting – wandert zunächst an eine einzige Stelle: die eigene Inbox. Nicht bearbeiten, nur sammeln.
Im Beispiel von oben heißt das: die Nachricht kurz an sich selbst weiterleiten, etwa per Mail, und im Meeting bleiben. Genauso lässt sich ein ToDo aus dem Meeting in ein paar Stichworten an sich selbst schicken, bevor es wieder aus dem Kopf verschwindet.
Der eigentliche Punkt kommt danach: Die Inbox wird zu einem selbst gewählten Zeitpunkt geleert – nicht sofort, nicht laufend nebenbei, sondern wenn dafür ein paar Minuten reserviert sind. Erst dann wird sortiert: Größeres wandert in die ToDo-Liste, alles unter zwei Minuten wird direkt erledigt (siehe die 2-Minuten-Regel).
Der Effekt: Nichts geht verloren, und ich werde nicht ständig aus dem gerissen, was ich gerade tue. Im Moment des Reintrudelns fällt nur eine schnelle, günstige Entscheidung – sammeln statt bearbeiten.
Trotz Chat, Video-Calls und der gefühlten Erwartung sofortiger Reaktion hat dieser aus GTD® bekannte Workflow für mich nach wie vor seine Berechtigung. Er gibt mir Ruhe, Dinge zu Ende zu bringen, und die Gewissheit, dass nichts verloren geht.
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