Ganz egal, wo Du in Bezug auf agiles Arbeiten gerade stehst: Die Idee, die ich in diesem Artikel entwickeln werde, wirst Du auf jeden Fall gut nachvollziehen können. Und vielleicht findest Du dabei den einen oder anderen nützlichen Impuls, der Dich bei Deinem persönlichen Zeitmanagement weiter bringt?
Agile Methoden – wie zum Beispiel Scrum – sind inzwischen sehr populär, um die Zusammenarbeit innerhalb von Teams zu gestalten. Das, was agile Teams sehr erfolgreich machen kann, ist aber weniger eine bestimmte Methode, sondern eine innere Haltung zur Zusammenarbeit und zur eigenen Verantwortung. Diese innere Haltung der Menschen in einem agilen Team nennt man Neudeutsch das „agile Mindset“.
Das Eine ohne das Andere
Interessant ist: Man kann das Eine ohne das Andere tun. Ein Team kann eine agile Methode anwenden, ohne dass die Teammitglieder ein agiles Mindset haben. Man kann „agil arbeiten“, ohne „agil zu sein“.
Ein Team, dass agil arbeitet, dem aber das agile Mindset fehlt, wird vermutlich nicht so erfolgreich werden wie ein Team, dass auch ein agiles Mindset verinnerlicht hat. Das agile Mindset ist nach meiner Erfahrung einer der größten Erfolgsfaktoren für agile Teams.
Diese Erkenntnis möchte ich auf das persönliche Zeitmanagement übertragen: Wichtiger als die Anwendung von Zeitmanagement-Methoden ist ein bestimmtes Mindset. Und ein nützliches „Zeitmanagement-Mindset“ kann sich eng an das agile Mindset anlehnen und die wichtigsten Werte und Prinzipien übernehmen.
Vielleicht kannst Du mir zustimmen wenn ich behaupte, dass die im Folgenden diskutierten agilen Werte und Prinzipien ganz elementar sind für ein effektives Zeitmanagement?
Mut
Einer der wichtigsten agilen Werte ist aus meiner Sicht „Mut“. Für agile Teams heißt das zum Beispiel den Mut zum Scheitern zu haben – also vielleicht etwas auszuprobieren, von dem vorher nicht feststeht, ob es funktionieren wird. Oder den Mut den Auftraggeber offen über den wirklichen Fortschritt im Projekt zu informieren – nachdem es zu Problemen gekommen ist.
Für ein erfolgreiches, persönliches Zeitmanagement braucht es ebenfalls Mut. Zum Beispiel den Mut etwas nicht zu tun, wenn Du mehr zu tun hast, als Du schaffen kannst.
Diese Form des Muts zu haben ist im Job oft besonders schwer, denn wenn der Chef etwas verlangt, Kollegen etwas fordern oder Prozesse gewisse Dinge vorsehen, dann steckt schon ein gewisser „Nachdruck“ dahinter.
Die Sache mit dem Chef
Es braucht vielleicht auch Mut, den Chef um eine Priorisierung der anstehenden Aufgaben zu bitten: „Lieber Chef – ich schaffe nicht alles in der vorgegeben Zeit. Was lasse ich liegen?“
Ich habe Chefs erlebt, die ihre Verantwortung für die Priorisierung nicht übernehmen und auf eine solche Frage antworten: „Nichts darf liegen bleiben – es muss alles fertig werden!“
Zack – liegt der Ball wieder im Feld des Mitarbeiters. Hat der nun Angst, seinen Job zu verlieren, wenn er nicht alles fertig macht, dann nützt das beste Zeitmanagement nichts – dann wird’s hektisch.
Mut ist, in einer solchen Situation zu antworten: „Lieber Chef, alles geht nicht. Wenn Du aber keine Priorisierungs-Entscheidung triffst, werde ich sie treffen. Vielen Dank für Dein Vertrauen!“
Vielleicht wirst Du denken: Das ist kein Mut – das ist Selbstmord.
Meine Erfahrung ist allerdings eine andere. Meiner Erfahrung nach wird man wegen eines solchen Verhaltens nicht gefeuert. Im Gegenteil: Wenn Du „Kante“ zeigst, wird der Chef sich zukünftig einen Anderen suchen, dem er das „Unmögliche“ aufbürden kann. Oder nochmal darüber nachdenken, ob alles wirklich so wichtig ist.
Bei diesem Mut geht es natürlich nicht darum, Arbeit abzudrücken oder dafür zu sorgen, dass Kollegen mehr Arbeit bekommen. Es geht darum den Mund aufzumachen und hartnäckig auf die Überlastung hinzuweisen. Idealerweise macht man das konstruktiv – also zum Beispiel indem man Ideen mitbringt, welche Aufgaben am ehesten wegfallen könnten oder bei welchen Aufgaben einen geringere Qualität verschmerzbar wäre.
Im privaten Umfeld kann es auch Mut erfordern, um Dinge ungetan zu lassen. Dinge nicht (mehr) zu tun könnte nämlich bedeuten, dass andere dann enttäuscht sind. Und das weckt die Angst nicht mehr „lieb gehabt zu werden“.
Es erfordert Mut, gut für sich selber zu sorgen – und das eigene Wohl vor die Forderungen Anderer zu stellen.
Du möchtest wissen, welche agilen Werte und Prinzipien außer Mut für das persönliche Zeitmanagement hilfreich sind? Dann kannst Du in diesen Artikeln weiterlesen: