Kleinvieh macht auch Mist - so heißt es. Und ganz viel Kleinvieh erst recht. Die nachfolgende Infografik zeigt eine mögliche Strategie, wenn es in Deinem Job vor allem sehr viele kleine ToDos gibt.
Manche Jobs sind so gestrickt, dass man den lieben, langen Tag damit beschäftigt ist jede Menge Kleinigkeiten zu erledigen. Oder es gibt mal eine vorübergehende Phase, wo das so ist.
Wenn man aus jeder dieser Kleinigkeiten eine Aufgabe in Outlook anlegen wollte, wäre man den ganzen Tag damit beschäftigt Aufgaben anzulegen. Deswegen ist es eine sinnvolle Alternative für diese Kleinigkeiten auf den guten, alten Zettel zurückzugreifen und sich jede Kleinigkeit, die man nicht sofort erledigen kann, mit einem Stichwort zu notieren.
Auf diesem Zettel stehen dann vielleicht Dinge wie:
- Sabine zurückrufen
- Manfred die Checkliste zusenden
- Zahlen des letzten Monats für Chef raussuchen
- Bei der IT wegen des 2. Monitors für Sabine anrufen
- ...
Jede dieser Mini-Aufgaben dauert vermutlich nur wenige Minuten. Außer natürlich, wenn Telefonate mit Sabine die Eigenschaft haben, immer länger zu dauern als man plant...
Jetzt müssen die Kleinigkeiten auf dem Zettel natürlich irgendwann erledigt werden. Das kannst Du entweder zwischendurch erledigen, wenn gerade etwas Luft ist (wenn dieser Zustand bei Dir realistischerweise eintreten kann) - oder Du reservierst Dir jeden Tag dafür eine Stunde Zeit.
Und falls doch mal eine Aufgabe ihren Weg auf Deinen Schreibtisch findet, die keine Kleinigkeit ist, dann legst Du dafür in Deiner Outlook-Aufgabenliste eine Aufgabe an. Für die Erledigung dieser größeren ToDos solltest Du auf jeden Fall jeden Tag etwas Zeit reservieren. Sorge dafür, dass Du in diesen Zeiträumen frisch und konzentriert bist und ungestört arbeiten kannst.
Weitere Infografiken mit Strategien findest Du auf der Seite Tools zum Zeitmanagement.
