GTD mit Outlook

Wenn Du GTD^® (Getting things done^®) bereits kennst, dann ist der erste Teil des Artikels für Dich wahrscheinlich eine Wiederholung – denn hier stelle ich nochmal ganz kurz & knapp die Idee und Prinzipien von GTD^® vor. Wenn Du magst springst Du direkt an die Stelle, wo die Umsetzung  "GTD mit Outlook" beschrieben ist.

Falls Du GTD^® noch nicht kennst – oder Du Dein Wissen auffrischen möchtest – dann ist die kurze Einführung genau richtig für Dich.

Für einen tieferen Einstieg in GTD^® empfehle ich Dir mein kostenloses eBook.

Das Ziel von GTD^®

Der Mensch erinnert sich an Unerledigtes besser an als Erledigtes. Diesen Effekt nennt man Zeigarnik-Effekt. Er hat zur Folge, dass man manchmal nahezu sprichwörtlich den Kopf (über-) voll hat. Das führt leicht zu der Angst, man könne etwas Wichtiges vergessen.

Mit der der "Erfindung" von GTD^© wollte David Allen diesem Effekt ein Ende setzen. Seine Kernziele dabei:

• Du bekommst den Kopf frei.
• Du erledigst alles zur richtigen Zeit – nichts fällt hinten runter.

Die Prinzipien von GTD^®

Die grundlegende Idee von David Allen lässt sich in einem Satz zusammenfassen:

Nutze ein System, das so sicher ist, dass Dein Gehirn sich trauen kann all die Aufgaben zu vergessen.

GTD^© beschreibt also ein System, dass aus Sicht von David Allen ein sicheres System ist.

Du kennst vielleicht folgenden Tipp: Wenn Du nachts mit einer Idee oder einem Gedanken aufwachst, den Du auf keinen Fall vergessen willst, dann schreibe ihn auf einen Zettel. Danach kannst Du beruhigt wieder einschlafen.

Genau dieses Prinzip fordert David Allen nicht nur für die nächtlichen Ideen, sondern für alles, was Du zu tun oder zu regeln hast. Neben dem Aufschreiben gehören noch vier weitere Prinzipien dazu, um ein wirklich sicheres System zu schaffen.

Nutze genau eine Aufgabenliste
Alles, was Du zu tun hast, notierst Du an einer Stelle. Das ist Deine einzige Aufgabenliste - the one and only. Das System wird dadurch sicher, dass Du beim Blick in diese Liste sicher sein kannst, alles gesehen zu haben (es gibt keine andere Stelle mit ToDos) - und dadurch, dass wirklich alles dort aufgeführt ist (nichts bleibt im Kopf - alles ist notiert).

Du kannst auf einen Blick sehen, was als nächstes zu tun ist
Deine Aufgabenliste sollte Dir auf einen Blick verraten, was als nächstes zu tun ist. David Allen nennt das die next best action".

Damit das gegeben ist, sollte Deine ToDo-Liste Liste nach Prioritäten und Dringlichkeiten sortiert sein.

Jede Aufgabe hat nur einen Arbeitsschritt
Jede Aufgabe soll nur einen Arbeitsschritt haben. Damit ist sie klein und handlich ist und mit überschaubarem Zeitaufwand zu erledigen.

Beispiel: Das Arbeitszimmer zu streichen sind mehrere Arbeitsschritte.

• Wandfläche ausmessen
• Farbe und Material kaufen.
• Wände streichen

Diese Aufteilung macht auch deswegen Sinn, weil die Arbeitsschritte zeitlich losgelöst voneinander umgesetzt werden können: Man kann im Februar das Zimmer ausmessen (kleine, überschaubare Aufgabe - Widerstand dagegen: Nahe null) - im April die Farbe kaufen und im September das Zimmer streichen.

Das heißt also: Jede Aufgabe, die mehr als einen Arbeitsschritt umfasst, wird in mehrere kleine Aufgaben aufgeteilt. Als Klammer, die die Zusammengehörigkeit dieser Aufgaben klarmacht, führt David Allen das sogenannte „Projekt“ ein. Im obigen Beispiel wäre also „Zimmer streichen“ der Name des Projekts – und zu diesem Projekt gehören die genannten Aufgaben.

Nutze ein eindeutiges Ablagesystem
Alles, was irgendwie abzulegen ist hat einen eindeutigen Platz. Das ist Dein Ablagesystem. Genaugenommen hast Du zwei Ablagesysteme: Eines auf Deinem Computer und eines für Papier.

Vielleicht ist dem Zusammenhang auch dieser Artikel für Dich interessant: Das einfachste Email-Ablagesystem der Welt.

Nutze genau einen Posteingang
Alles, was an relevanten Informationen oder Aufgaben an Dich herangetragen wird, sammelst Du an genau einer Stelle. Das ist Dein Posteingang.

Wahrscheinlich denkst Du jetzt an Deinen Posteingang für Emails - vielleicht auch noch an einen Posteingang für Papierpost. Wenn Du aber ToDos oder wichtige Informationen auch über andere Kanäle bekommst - zum Beispiel über WhatsApp oder Slack - dann hast Du schon mehrere Posteingänge.

Damit besteht das Risiko, etwas zu übersehen - das System ist nicht sicher.

Tipp: Dein System kannst Du dadurch wieder sicher machen, dass Du alles Relevante aus WhatsApp oder Slack als Email an Deinen Posteingang weiterleitest. Dann greift auch wieder Prinzip #6.

Regelmäßiges Durchsehen & Leeren
Der vielleicht wichtigste Aspekt an GTD: Leere regelmäßig Deinen Posteingang nach einem bestimmten Prinzip. Regelmäßig im beruflichen Kontext heißt: Mindestens zweimal am Tag. Im privaten Kontext reicht es vielleicht auch, dass Du zwei- bis dreimal in der Woche Deinen Posteingang leerst.

Nach dem Leeren sollte der Posteingang wirklich leer sein! (siehe auch meinen Blogbeitrag 4 Tipps, wie Sie Ihren Posteingang leer halten)

Das Prinzip zum Leeren des Posteingangs

1. Jede Email prüfen
Lies jede Email in Deinem Posteingang durch und entscheide, ob Du damit etwas tun musst. Wenn nein, kannst Du die Email entweder wegwerfen oder als Referenzmaterial ablegen.

Das one-touch-Prinzip
Dabei gilt das one-touch-Prinzip: Wenn Du eine Email gelesen hast, verbleibt sie nicht im Posteingang. Du entscheidest sofort, was damit zu geschehen hat (wegwerfen, Aufgabe anlegen, archivieren). Keine Email wird zweimal angefasst.

2. ToDo-Liste füllen
Wenn eine Email ToDos für Dich enthält, dann entscheide zuerst, ob es mehr als einen Arbeitsschritt kostet, die Sache zu erledigen (siehe oben Prinzip #3).

Mehr als ein Schritt: Projekt anlegen
Wenn mehrere Arbeitsschritte notwendig sind, um die Sache zu erledigen: Lege ein Projekt in Deinem System an und notiere dazu alle Arbeitsschritte, die zur Erledigung notwendig sind.

Genau ein Schritt
Wenn es länger als 2 Minuten dauert, die Sache zu erledigen, dann legst Du in Deiner ToDo-Liste dafür eine Aufgabe an.

Die zwei Minuten-Regel
Wenn es weniger als 2 Minuten dauert, es zu erledigen, dann sollte man es sofort erledigen. Es lohnt einfach nicht, für Kleinigkeiten eine Aufgabe anzulegen.

Wichtig für ein sicheres System ist, dass Du Deinen Posteingang wirklich regelmäßig auf diese Weise leerst. Nur dann mag sich Dein Gehirn darauf verlassen.

Die 43-Ordner

Für die zeitlich Planung von Aufgaben schlägt David Allen das Prinzip der 43 Ordner vor. Dieses Bild stammt aus einer Zeit, wo Ordner wirklich noch aus Papier bestanden und keine Ablageorte in einem Dateisystem waren.

Die 43 Ordner stehen für: 12 Ordner für die 12 Monate eines Jahres – und 31 Ordner für die 31 Tage eines Monats. Anstelle von Leitz-Ordnern kannst Du Dir vielleicht Hängeregister vorstellen – dann ist das System gedanklich nicht so riesig.

Und so soll man mit diesen 43 Ordnern arbeiten:

• Wenn eine neue Aufgabe entsteht, wird sie dort eingeplant, wann sie dran ist. Wenn also Reifenwechsel im November dran ist, dann würde man diese Aufgabe im November einsortieren.
• Wenn ein neuer Monat beginnt, werden die Aufgaben dieses Monats auf die 31 Tage verteilt.

So kann man sicher sein, dass man zum richtigen Zeitpunkt an die Aufgaben erinnert wird.

---

GTD mit Outlook

Und so setzt Du GTD mit Outlook in wenigen Schritten um:

Du nutzt die Aufgaben von Outlook. Alles, was Du zu tun hast, trägst Du als Aufgabe in Outlook ein.

Und wenn Du Dir in einem Meeting ein paar ToDos aufgeschrieben hast, dann legst Du als erstes dafür Aufgaben in Outlook an sobald Du wieder am Arbeitsplatz bist.

In Outlook 2016 findest Du die Aufgaben so:

Tipp: Eine Email zur Aufgabe machen
Wenn eine Email, die Du bekommst, zu einer Aufgabe für Dich führt, dann bietet Outlook eine ganz einfach Funktion dafür an: Ziehe die Email einfach auf das Symbol für "Aufgabenliste". Dann wird eine neue Aufgabe angelegt mit dem Betreff der Email als Aufgabenbeschreibung und dem Nachrichtentext als Aufgabentext.

Diese Funktion kannst Du gut nutzen, wenn Du Deinen Posteingang so abarbeitest, wie unter Prinzip #6 beschrieben.

Ablagesystem anlegen
Lege in Outlook und in dem Dateisystem Deines Computers ein eindeutiges Ablagesystem an für alles, was an Mails bzw. Dokumenten aufbewahrt werden soll. In Outlook kannst Du die sogenannten Archivdateien dafür verwenden (PST-Dateien).

Meine Empfehlung für das Ablagesystem in Outlook: Halte es einfach.

Ich habe bei Arbeitskollegen schon gewaltige Ordnersysteme gesehen, in die alle Emails einsortiert wurden. Das hat zwei Nachteile:

1. Manchmal machst Du Fehler bei der Ablage und findest eine bestimmte Email später nur sehr mühsam wieder. Du schaust in den Ordner, in dem Du die Email erwartest - aber da ist sie nicht.
2. Nicht immer ergibt sich eindeutig, wo eine Email abzulegen ist. Auch dann wirst Du die Email später schwer auffinden.

Ich selber nutze nur einen einzigen Ordner für die Ablage meiner alten Emails - das sogenannte "Jahresarchiv". Und wenn ich eine bestimmte Email wiederfinden möchte, dann nutze ich die Suchfunktion von Outlook. Das geht im Zweifel schneller und spart mir Zeit beim Ablegen von Emails.

Projekte einführen
Größere Aufgaben sollen nach Möglichkeit in mehrere kleine aufgeteilt werden (Prinzip #6). Dass diese Aufgaben zusammenhängen kennzeichnet das sogenannte Projekt.

Ich kenne drei Möglichkeiten, Projekte in Outlook abzubilden:

1. Kategorien
In Outlook kannst Du Projekte mit den Kategorien abbilden. Die Kategorien sind frei veränderbar und können auch farblich markiert werden. Wenn Du eine Aufgabe in Outlook 2016 öffnest, findest Du die Kategorien im Menüband mit dem rechts abgebildeten Symbol.

2. Projektname im Aufgabentitel
Alternativ kannst Du auch den Namen des Projekts an den Anfang jedes Aufgabentitels setzen:

• Zimmer streichen: Wände ausmessen
• Zimmer streichen: Material kaufen
• Zimmer streichen: Wände streichen

3. Selbstdefiniertes Feld
Eine dritte Option ist es, in Outlook ein selbstdefiniertes Feld für den Namen der Projekte zu verwenden. Das geht in wenigen Schritten mit Rechtsklick auf die Spaltenüberschriften der Aufgaben-Listenansicht.

Ansichten einstellen
Wenn Du Die Spalten Deiner Aufgabenliste so anpasst, dass die Kategorie oder das selbstdefinierte Feld mit angezeigt wird, dann hast Du schnell eine Übersicht über alle Deine Projekte.

Du kannst die Ansicht auch nach der Kategorie oder dem selbstdefinierten Feld gruppieren:

Auf einen Blick sehen, was als nächstes zu tun ist
Eine zentrale Forderung von David Allen ist: Du musst in Deinem System mit einem Blick erkennen können, was als nächstes zu tun ist. Er nennt das die "next best action".

Variante 1: Den Status von Aufgaben nutzen
In Outlook kannst Du jeder Aufgabe einen Bearbeitungsstatus zuweisen: „Nicht begonnen“, „In Bearbeitung“, „Zurückgestellt“ und „Wartet auf jemand anders“.

Diesen Status kannst Du nutzen, um zu markieren, was als nächstes zu tun ist:

• In Bearbeitung: Alle Aufgaben, die Du heute erledigen möchtest.
• Nicht begonnen: Alles, was Du in dieser Woche noch erledigen möchtest.
• Zurückgestellt: Alles, was in dieser Woche nicht dran ist.

Den Status „Wartet auf jemand anders“ kannst Du nutzen, wenn Du an einer Aufgabe erst dann arbeiten kannst, wenn jemand anders zuvor etwas erledigt hat.

Wenn Du dann noch eine Regel für die Farbgebung implementierst (Stichwort „bedingte Formatierung“) und nach dem Status gruppierst, erhältst du eine Ansicht, die Dir auf einen Blick verrät, was jetzt ansteht.

In diesem Artikel bei pcs-campus.de ist beschrieben, wie bedingte Formatierungen bei Emails eingesetzt werden. Das kannst Du analog übertragen auf die Aufgabenliste.

Variante 2: Kategorien für Zeiträume nutzen
Das Prinzip #7 - die 43 Ordner - kannst Du in einer einfachen, abgewandelten Form ebenfalls mit den Outlook-Kategorien umsetzen. Dazu könntest Du zum Beispiel folgende Kategorien anlegen:

• 01_Diese Woche
• 02_nächste Woche
• 03_Diesen Monat
• 04_später

Diesen Kategorien weist Du Deine Aufgaben zu. Durch Gruppieren der Liste nach dem Feld Kategorie (siehe Schritt #4) kannst Du jederzeit mit einem Blick sehen, was aktuell oder mittelfristig anliegt. Zu Beginn einer jeden Woche aktualisierst Du Deine zeitliche Zuordnung.

Eventuell wird es unübersichtlich, wenn Du sowohl für die Projekte als auch für die zeitliche Einplanung das Feld Kategorie nutzt. In dem Fall könntest Du für die Abbildung der Projekte eine der beiden anderen Varianten aus Schritt #3 verwenden.

GTD mit Outlook umsetzen - Fazit

Outlook ist ein sehr mächtiges Werkzeug und eignet sich hervorragend, um die Prinzipien von GTD^© umzusetzen. Das wichtigste Prinzip für ein sicheres System kann Dir allerdings selbst Outlook nicht abnehmen: Du musst konsequent mit diesem System arbeiten - sonst ist es nicht sicher.