5 Strategien, wenn Du zu viele Mails bekommst

Oft kann man an der Anzahl eintrudelnder Mails ablesen, ob zur Zeit alles gut läuft. Denn gerade wenn es irgendwo knirscht, werden besonders viele Mails geschrieben. Gerne werden dabei möglichst auch die Menschen in CC genommen, die nur entfernt mit dem Thema zu tun haben. Damit alle gut informiert sind – und hinterher keiner sagen kann, er habe nichts gewusst.

Die Absicht, die dahinter steckt, mag gut sein. Aber in Deinem Posteingang kommt nun alles zusammen – und das fühlt sich gar nicht mehr gut an. Denn für jeden Menschen gibt es eine physikalische Grenze an Mails, die er pro Tag „wegschaffen“ kann. Und manchmal wird diese Grenze überschritten – Du bekommst dann einfach zu viele Mails.

Es gibt unterschiedliche Strategien, wie Du mit dieser Mail-Flut umgehen kannst. Diese Strategien haben alle eins gemeinsam: Unter der Annahme, dass Du mehr Mails bekommst als Du physikalisch schaffen kannst, gilt es zu entscheiden, welche Mails Du liest und welche nicht.

Zu viele Mails: Was ist relevant?

Bei jeder Mail, die Du bekommst, musst Du entscheiden, ob sie für Dich relevant ist oder nicht. Relevant kann folgendes heißen:

• Die Mail enthält eine Information, die für Dich wichtig ist.
• Die Mail enthält eine Aufgabe, die Du zu erledigen hast.

Die ersten beiden Strategien, die ich Dir nun vorstelle, helfen Dir schnell die Relevanz von Emails einschätzen zu können. Die Strategie drei bis fünf sind eher Eskalationsstrategien, um Dein Umfeld für das Email-Problem zu sensibilisieren. Weil Outlook als Mail-Programm vermutlich die weiteste Verbreitung hat, werde ich mich in diesem Beitrag auf Outlook beziehen.

CC-Ordner nutzen
Oft macht es einen qualitativen Unterschied, ob Du bei einer Mail direkter Adressat bist oder in CC stehst. Um den Überblick zu behalten könntest Du alle Mails, bei denen Du „nur“ in CC stehst, mit einer automatischen Regel in einen separaten Ordner verschieben lassen – den sogenannten CC-Ordner.

Damit wird eine Vorsortierung vorgenommen, um die Spreu vom Weizen zu trennen. Du liest dann natürlich zunächst die Mails, die im Posteingang verbleiben. Die Mails im CC-Ordner liest Du nur, wenn Zeit bleibt.

Vielleicht stöhnst Du jetzt innerlich auf: Das geht doch nicht so einfach. Auch bei den CC-Mails könnten wichtige Informationen für Dich drinstehen.

Ja – das stimmt. Aber: Die Ausgangssituation war, dass Du es nicht schaffst alle Mails zu lesen. Also musst Du Dich irgendwie entscheiden. Und vermutlich sind in den meisten Fällen die Mails, bei denen Du direkt adressierst wirst, wichtiger als die Mails, bei denen Du in CC stehst.

Es kann auch eine gute Idee sein, die CC-Mails immer zu einer bestimmten Tageszeit zu lesen. Das könnte z.B. die letzte halbe Stunde vor Feierabend sein, weil Du dort nicht mehr die gleiche Energie hast wie zu Beginn eines Arbeitstages. Die Idee dahinter: Wichtige Dinge und Vorgänge, die Deiner gesamten Aufmerksamkeit bedürfen, zu der Tageszeit erledigen, wo Du am frischesten bist.

Mails Automatisch farblich markieren
Diese Strategie geht ebenfalls davon aus, dass CC-Mails in der Regel weniger relevant sind als Mails, die direkt an Dich adressiert sind. Strategie 2 führt eine farbliche Kennzeichnung ein, die mit Hilfe von bedingter Formatierung in Outlook z.B. so aussehen könnte:

• Wenn nur Du als Adressat angegeben bist: Die Mail wird in der Übersicht rot dargestellt.
• Wenn Du zwar direkter Adressat bist – aber nur einer von mehreren: Die Mail wird in der Übersicht schwarz dargestellt.
• Wenn Du „nur“ in CC stehst: Die Mail wird in der Übersicht grau dargestellt.

Beispiel:

Mit dieser farblichen Kennzeichnung kannst Du schnell entscheiden, welche Mails vermutlich für Dich wichtig sind (weil nur Du adressiert bist und die Mail rot dargestellt ist) – und welche Du mit niedrigster Priorität behandeln kannst (weil Du nur in CC adressiert bist und die Mail grau dargestellt wird).

Als Variante 2b wäre auch vorstellbar, Mails von besonders wichtigen Menschen automatisch farblich kennzeichnen zu lassen. Dazu könnten z.B. Mails von Deinem Chef gehören – oder Mails von Menschen, die für Deine aktuelle Aufgabe eine besonders wichtige Rolle spielen.

Team-Regeln aufstellen
Wenn Du im beruflichen Kontext sehr viele Mails aus dem eigenen Team oder angrenzenden Bereichen erhältst, dann könntest Du anregen, Regeln für die Versendung von Mails einzuführen. Das Ziel: Weniger Mails zu bekommen – und bei jeder Mail auf einen Blick entscheiden können, worum es geht und wie relevant sie für Dich ist.

Folgende Team-Regeln könnten zum Beispiel Sinn machen:

• Vor dem Absenden kritisch überlegen, ob die Mail wirklich für alle Adressaten wichtig ist.
• Wirklich wichtige Mails mit „Priorität hoch“ kennzeichnen oder das Schlüsselwort „Wichtig“ im Betreff verwenden.
• Aus dem ersten Satz der Mail sollte hervorgehen, worum es genau geht und warum die Mail wichtig ist.

Derartige Regeln werden wahrscheinlich nicht alle Kollegen davon abhalten, wie in der Vergangenheit Gott und die Welt anzuschreiben – vielleicht, weil sie tatsächlich die eigenen Mails immer für alle Adressaten als wichtig einstufen.

Wenn Du oft bei den Mails bestimmter Kollegen eine andere Meinung über die Relevanz der Mitteilungen hast, könntest Du spezielle Regeln für diese Kollegen anlegen (automatisch verschieben oder farblich kennzeichnen).

Die Holzhammer-Methode
In aller Regel ist es so, dass der Absender von Mails mit dem Drücken des Senden-Buttons seine Arbeit erledigt hat. Der Ball liegt dann im Feld der Empfänger – und damit auch die Verantwortung, etwas mit der Mail zu tun. Der Sender gibt seine Verantwortung ab.

Das ist gerade bei Kollegen, die meistens Gott & die Welt von allem möglichen informieren, sehr ärgerlich. Schnell kommt das Gefühl auf, dass diese Kollegen es sich sehr einfach machen.

Wenn Team-Vereinbarungen keinen Erfolg zeigen, dann kannst Du mit dieser Strategie den Absender mit in die Verantwortung für relevanzbasierte Adressatenkreise nehmen – und möglicherweise ein Bewusstsein für den verantwortungsvollen Umgang mit Adressatenkreisen schaffen.

Und so gehst Du bei dieser Strategie vor: Du liest Mails grundsätzlich nicht, bei denen Du in CC stehst. Aber: Du informierst den Absender darüber, dass Du diese Mail nicht liest.

Dazu erstellst Du eine Regel in Outlook, die jede Mail, bei der Du in CC stehst, automatisch beantwortet. Als Antwort schreibst Du einen Text der Art:

Lieber Absender,

Du hast mich bei dieser Mail in CC gesetzt. Weil ich jeden Tag rund 200 Mails bekomme, schaffe es nicht sie alle zu lesen. Mails, bei denen ich in CC stehe, muss ich meistens leider ungelesen liegen lassen. Wenn die Mail, die Du mir gesendet hast, aus Deiner Sicht für mich wichtig ist, dann bitte ich Dich sie mir erneut mit dem Wort „Wichtig“ im Betreff zuzusenden.

Vielen Dank für Deine Unterstützung, Dieter Schmitz

Die Regel konfigurierst Du so, dass die automatische Antwort nicht gesendet wird, wenn der Betreff das Wort „Wichtig“ enthält. Außerdem könntest Du in der Regel dafür sorgen, dass alle CC-Mails ohne „Wichtig“ im Betreff automatisch in den CC-Ordner verschoben werden.

Diese Maßnahme ist sehr drastisch und sollte das letzte Mittel sein - denn es könnte folgendes passieren:

• Kollegen sind verschnupft, weil Du daran zweifelst, dass ihre Einschätzung der Relevanz richtig war. Und weil sie im Zweifel mehr Arbeit haben (Mail erneut senden).
• Kollegen setzen Dich in Zukunft immer in den direkten Adressatenkreis – und nicht mehr in CC. Damit verliert die Strategie ihre Wirkung.

Denkbar wäre auch, dieses Vorgehen im Team anzukündigen. Alleine die Diskussion darüber könnte schon etwas verändern.

Eine schöne Variante zu dieser Methode habe ich in einem Artikel im Web entdeckt. Dort wird die automatische Abwesenheitsnotiz permanent angeschaltet mit folgendem Text:

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

aufgrund der absurd großen Anzahl an ungelesenen E-Mails in meinem Postfach habe ich beschlossen, das "Hamsterrad" der E-Mail-Beantwortung zu verlassen und mich stattdessen auf meine eigentliche Arbeit zu konzentrieren.

Sobald ich morgen wieder meine E-Mails lese, erhalten die Nachrichten höchste Priorität, die:

1. 1. nicht mehr als 100 Worte umfassen.
   2. in der Betreffzeile einen eindeutigen Zweck angeben.
   3. mir erlauben, eine der folgenden Antworten zu geben: "Stimme zu", "stimme nicht zu" oder "benötige weitere Informationen".

Für dringende Angelegenheiten bin ich nach 15 Uhr für einen zehnminütigen Skype4Business Anruf verfügbar. Wahrscheinlich können wir die Sache so schneller und effizienter lösen.

Danke für euer Verständnis.

Ruf mich an
Von einer nicht ganz so "knallharten" Methode berichtete neulich jemand in einem Artikel. Er hatte eine automatische Antwort konfiguriert, in der nur ein ganz kurzer Text stand: "Ruf mich an."

Der Effekt war verblüffend: Ein Teil der Mails war anscheinend so wenig wichtig, dass der Absender den gewünschten Anruf nicht tätigte. Und wenn der Absender anrief, dann konnte der Sachverhalt in kurzer Zeit fallabschließend behandelt werden. Das hat viel Zeit gespart.

Fazit

Die vorgestellten Strategien stellen eine Basis für den Umgang mit der Mail-Flut dar. Sicherlich kannst Du Elemente der einzelnen Strategien auch miteinander kombinieren, um für Dich den besten Effekt zu erzielen. Das grundlegende Ziel sollte dabei immer sein: Schnell entscheiden können, welche Mails für Dich eine hohe Relevanz haben – und welche Mails Du auch gefahrlos ungelesen lassen kannst.