Zeitmanagement mit Outlook

Arbeiten mit dem Kalender

Ein Leben ohne Kalender ist vielleicht möglich - aber nicht erstrebenswert. Als elektronische Alternative zum Papierkalender ist Outlook super geeignet. Hier ein paar Tipps zum Arbeiten mit dem Outlook-Kalender.

Übersicht durch Farben

Outlook bietet die Möglichkeit jedem Element - auch einem Termin - eine Kategorie zuzuordnen. Da jede Kategorie eine Farbe hat, kann damit eine optische Strukturierung des Kalenders erfolgen.

Für einen dienstlichen Kalender könnte es z.B. folgende Kategorien geben:

Regeltermine (in petrol)
Projekt JourFixe (in gelb)
Besonders wichtige Termine (in rot)
Blocker (in grau)

Für einen privaten Kalender sähe es vielleicht so aus:

Taxidienst für Kinder (in gelb)
Treffen mit Freunden (in lila)
Behördengänge oder Arzttermine (in rot)

Achtung: Wenn Du privat zum Beispiel Outlook 365 mit einem IMAP-Konto nutzt, dann kannst Du bei Terminen, die zum Kalender dieses Kontos gehören, keine Kategorien setzen (warum auch immer). Als Workaround könntest Du ein lokales Archiv anlegen (eine sogenannte PST-Datei) und für dieses Archiv einen neuen Kalender erzeugen. Dann ist das Kategorisieren für Termine dieses lokalen Kalender möglich.

De-Fragmentieren des Kalenders

Vielleicht gehört Dein (dienstlicher) Kalender auch zu der Sorte, die optisch den Vergleich mit einem Schweizer Käse standhalten: Viele Termine - und dazwischen kurze Zeiträume, an denen Du mal eben wieder an Deinen Arbeitsplatz huscht.

Das ist total anstrengend, weil Du neben den Terminen kaum mal Zeit "am Stück" hast, um Deine "wirkliche" Arbeit zu erledigen.

Meine Strategieempfehlung: Den Kalender "defragmentieren" - sprich halbstündige Pausen zwischen Terminen nach Möglichkeit eliminieren. Meiner Erfahrung nach ist es sehr oft möglich, Termine etwas "zusammen zu schieben", um aus vielen kleinen Lücken eine größere zu erzeugen.

Bei Terminen, zu denen andere eingeladen haben, kann man dazu die Funktion "Ablehnen und andere Zeit vorschlagen" nutzen.

Termine aus Emails erzeugen

Wenn in einer Email, die Du bekommen hast, bereits viele Informationen enthalten sind, die für eine Termineinladung wichtig sind, dann könntest Du aus dieser Email ganz einfach einen neuen Termin erzeugen.

Dazu wählst Du zum Beispiel in Outlook in der linken Navigationsleiste die Ansicht "Ordner" aus. Das ist die Ansicht, in der Du links neben dem Posteingang und weiteren Email-Ordnern auch einen Eintrag für "Kalender" und "Aufgaben" siehst. Dann ziehst Du die Mail aus der Liste auf den Eintrag "Kalender" in der linken Navigationsleiste. Dadurch wird ein neuer Termin erzeugt, der den Betreff der Email als Betreff enthält und den Text der Email als Einladungstext.

So hast Du sehr schnell alle Informationen im Einladungstext eingebunden.

Eine Aufgabenliste optimal anwenden

Ohne seine Aufgabenliste wäre ein Zeitmanagement mit Outlook nur die Hälfte wert...

Die Funktionen, die in Outlook für die Aufgabenverwaltung zur Verfügung stehen, sind sehr mächtig. Es gibt viele Attribute, die einer Aufgabe zugeordnet werden können, um den Überblick zu behalten oder die Reihenfolge festzulegen.

Ich möchte Dir hier eine Idee zur Festlegung der Reihenfolge vorstellen, die der agilen Projektmanagement-Methode Scrum abgeschaut wurde.

Dein Backlog

In Scrum bezeichnet man die Liste der noch umzusetzenden Features einer Software als Backlog. Diesen Begriff habe ich hier entliehen.

Bei dieser Idee kommen wieder die bereits bei den Terminen genannten Kategorien ins Spiel. Der Fokus liegt diesmal allerdings nicht auf der Farbgebung, sondern auf der Möglichkeit nach Kategorien zu gruppieren.

Du legst für Deine Aufgaben folgende Kategorien an:

01_Diese Woche
02_Nächste Woche
03_Backlog

Die Farben dieser Kategorien wählst Du nach Deinem Geschmack. Jede Deiner Aufgaben ordnest Du jetzt einer Kategorie zu.

Danach gruppierst Du die Liste Deiner Aufgaben nach Kategorien. Die Sortierung der Gruppe stellst Du auf alphabetisch. Die Möglichkeiten zum Einstellen einer Ansicht werden mit einem Rechtsklick auf die Überschriftenspalte der Liste angeboten.

Das Ergebnis könnte dann so aussehen:

Und so verwendest Du diese Kategorien:

01_Diese Woche
Alle Aufgaben, die Du in der aktuellen Woche erledigen musst oder möchtest, ordnest Du der aktuellen Woche zu. Es empfiehlt sich, das am Ende der Vorwoche oder zu Beginn der neuen Woche zu erledigen.

02_Nächste Woche
Die Aufgaben unter "nächste Woche" stellen einen vorsichtigen Plan für das dar, was wichtig und dringend ist - aber nicht mehr in die aktuelle Woche passt. Meiner Erfahrung nach steckt regelmäßig sehr viel "Zeugs" in der nächsten Woche. Hier gilt es aufzupassen, dass dort wirklich die Dinge enthalten sind, die nicht länger warten können. Alles Andere gehört ins Backlog.

Immer dann, wenn Du die Planung für die aktuelle Woche machst, sollten die Aufgaben aus der nächsten Woche heiße Kandidaten für die neue Woche sein.

03_Backlog
Alle Aufgaben, die Du weder in der aktuellen noch in der Folgewoche erledigen möchtest oder kannst, kommen in Dein "Backlog". Diese Liste kann sehr schnell anwachsen - oft gibt es mehr zu tun, als man schaffen kann. Deswegen solltest Du Dein Backlog regelmäßig prüfen: Ist jede Aufgabe darin noch sinnvoll (manches erledigt sich ja auch durch Nichtstun)?

Einmal in der Woche schaust Du Dir jede Aufgabe im Backlog an und entscheidest, ob sie in die aktuelle Woche oder die Folgewoche gehört.

Tipp: In der Listenansicht kannst Du Aufgaben einfach mit der Maus von einer Kategorien-Gruppe in eine andere ziehen. So geht das Einordnen und Umsortieren sehr schnell.

Aufgaben aus Emails erzeugen

Genauso wie oben für den Kalender beschrieben kannst Du Aufgaben auch aus Emails erzeugen:

Dazu wählst Du zum Beispiel in Outlook in der linken Navigationsleiste die Ansicht "Ordner" aus. Dann ziehst Du die Mail auf den Eintrag "Aufgaben" in der linken Navigationsleiste. Dadurch wird eine neue Aufgabe erzeugt, die den Betreff der Email als Betreff der Aufgabe enthält und den Text der Email als Aufgabentext.

Den Status nutzen

Outlook kennt vier Status für Aufgaben: "Offen", "In Bearbeitung", "Warten auf" und "erledigt".

Der schönste Zustand ist erledigt. Denn: Nur eine erledigte Aufgabe ist eine gute Aufgabe ...

Der Zustand "Warten auf" ist aus meiner Sicht sehr nützlich: Damit kannst Du für eine Aufgabe kennzeichnen, dass Du auf die Zulieferung von jemand Anderen warten musst und vorher nicht mehr an dieser Aufgabe arbeiten kannst. Mit einer Regel zur bedingten Formatierung könntest Du in der Liste alle Aufgaben mit dem Status "Warten auf" grau anzeigen lassen, um ein visuell schnell einen Eindruck zu bekommen.

Aufgaben in diesem Status könntest Du der aktuellen Woche zugeordnet lassen, weil Du am Ende der Woche möglicherweise bei dem Kollegen nachfragen möchtest, wo seine Zulieferung bleibt - oder weil Du fest damit rechnest, dass Du diese Zulieferung auf jeden Fall in dieser Woche bekommst.

Tipp: Informationen für Langläufer hinterlegen

Manchmal zieht sich die Bearbeitung einer Aufgabe über Wochen oder sogar Monate hin. Du arbeitest ein wenig daran - und musst dann auf das Ergebnis eines Kollegen warten. Dann arbeitest Du wieder etwas - und wartest wieder auf einen Kollegen ...

Um nach einigen Wochen noch den Überblick zu haben, wer wann was getan hat, könntest Du im Aufgabentext ein knappes Logbuch führen - zum Beispiel so:

20.01.: Ersten Aufschlag für Konzept an Hr. Müller gesendet - warte auf seine RÜ
29.01.: Hr. Müller an seine Zulieferung erinnert
31.01.: Zulieferung von Hr. Müller liegt vor. Konzept nach Überarbeitung an Chef gesendet - warte auf RÜ
15.02.: Chef an seine RÜ erinnert
28.02.: Erneute Erinnerung an Chef...
...

Kleinteilig werden: Ein Schritt pro Aufgabe

Es ist oft nicht ratsam, viele Arbeitsschritte in einer Aufgabe zusammen zu fassen.

Beispiel: Die Aufgabe "Arbeitszimmer streichen" besteht eigentlich aus verschiedenen Aufgaben, die zum Teil zeitlich deutlich getrennt voneinander erledigt werden können:

Wandfläche ausmessen und benötige Farbe berechnen
Farbe und Material kaufen
Zimmer streichen

Die hier angewandte Methode heißt "Salami-Taktik": Die Wurst wird in kleine, verdaubare Scheiben geschnitten.

Auf diese Weise hast Du vielleicht mehr Aufgaben im System - aber Du kannst auch öfter das befriedigende Gefühl erleben das entsteht, wenn man eine Aufgabe abhakt. Und Du schaffst eine Voraussetzung, um Aufgaben zu delegieren.

Dazu kommt ein psychologischer Effekt: Es kostet weniger Überwindung eine kleine Aufgabe anzugehen als eine große.

Delegieren: Unterstützung durch Kollegen

Wenn Du mal mehr auf dem Schreibtisch hast, als Du schaffen kannst, können Dich Kollegen vielleicht unterstützen. Du kannst Deinen Kollegen einfach einige Deiner Outlook-Aufgaben "übertragen" (Outlook spricht von "zuweisen"). Wenn die Aufgaben inhaltlich gut beschrieben sind, kann ein Kollege vermutlich relativ schnell den Faden aufnehmen.

Posteingang

In Deinen Posteingang kommt ganz viel "Zeug" an. Vielleicht kennst Du das auch: Du kommst nach einer Besprechungen wieder an Deinen Arbeitsplatz und hast 30 neue Emails. Da kann man schnell den Überblick verlieren.

Ein paar Tipps dazu findest Du in meinem Artikel 5 Strategien, wenn Du zu viele Mails bekommst.

Das Ziel: Ein leerer Posteingang

Ich empfehle das Prinzip leerer Posteingang. Und das funktioniert so:

Wenn Du noch kein Archiv für Deine Emails hast: Lege Dir einen Archiv-Ordner an (eine sogenannte PST-Datei), in den Du Deine Email verschieben kannst.
Für jede Email, die Du bekommst, entscheidest Du:
- Dauert es länger als 2 Minuten die Mail zu lesen, zu beantworten oder zu bearbeiten ? Dann erstellst Du daraus eine Aufgabe (siehe oben: Email einfach auf die Aufgaben ziehen). Danach verschiebst Du die Mail in den Archivordner.
- Dauert es nicht länger: Lesen - ggf. beantworten - und dann ab in den Archivordner.

Aus meiner Sicht kann man auf Unterstrukturen im Archivordnern verzichten, weil die Suche in Outlook sehr mächtig ist. Suchen geht meiner Meinung nach schneller als durch eine Ordnerstruktur zu navigieren. Ich selber lege zum Beispiel pro Jahr genau einen Archivordner an, damit der einzelne Ordner nicht zu groß wird.

Tipp: Um die Suche zu vereinfachen, kann es nützlich sein, den Betreff von archivierten Emails nachträglich anzupassen und ein paar Schlüsselbegriffe zu ergänzen. Das geht tatsächlich:

Um den Betreff in der Listenansicht verändern zu können, machst Du folgende Einstellung: Du wählst mit der rechten Maustaste auf den Spaltenüberschriften im Posteingang den Punkt "Ansichtseinstellungen" und danach "Weitere Einstellungen" aus. Hier aktivierst Du die Checkbox bei "Bearbeiten in der Zelle ermöglichen". Danach kannst Du in der Listenansicht den Betreff von Emails bearbeiten. Wenn die Du Mail mit Doppelklick öffnest, kannst Du natürlich ebenfalls den Betreff verändern.

Unterbrechungen durch Emails vermeiden

Sobald eine neue Email hereinkommt, wird man darüber benachrichtigt. Und das unterbricht einen vielleicht bei der konzentrierten Arbeit, die man gerade tut.

Die optischen Benachrichtigungen kann man abschalten. Dann bleibt allerdings noch diese Anzeige am Posteingang die angibt, wie viele ungelesene Emails sich darin befinden. Das kann auch schon wieder Stress erzeugen...

Mein Tipp: Eine Regel erstellen, die jede eingehende Email als "gelesen" markiert. Schon ist Ruhe ...

Und eigentlich reicht es dann zweimal am Tag, den Posteingang leer zu räumen (so wie oben beschrieben: Aufgabe erzeugen etc.). Das kann man zum Beispiel gut in den Randstunden machen.

Zusammenfassung: Zeitmanagement mit Outlook

Du kannst also Dein Zeitmanagement mit Outlook deutlich unterstützen. Hier nochmal alle Ideen im Überblick:

Kalender:

Termine mit Kategorien farblich kennzeichnen
Termine direkt aus Emails erzeugen, wenn die Email viele Infos für den Termin enthält
Den Kalender regelmäßig defragmentieren

Aufgaben:

Aufgaben mit Hilfe der Kategorien zeitlich planen ("01_diese Woche", "02_nächste Woche" und "03_backlog")
Große Aufgaben in kleine Aufteilen (Salami-Taktik)
Aufgaben direkt aus Emails heraus erzeugen
Bei Langläufern ein Logbuch im Aufgabentext mitschreiben
Den Status "warten auf" nutzen
Aufgaben in Outlook Kollegen zuweisen