GTD-Methode - das wichtigste über GTD in Kurzform

Warum eine GTD-Methode?

Unerledigte Dinge bleiben besser im Kopf als erledigte. Diese Erkenntnis nennt man Zeigarnik-Effekt.

Der Zeigarnik-Effekt bewirkt, dass sich unser Gehirn fortlaufend und unbewusst mit all diesen unerledigten Dingen beschäftigt. Wenn es viele davon gibt, kostet das viel „Rechenleistung“ unseres Gehirns.

Um das zu verhindern hat David Allen GTD^©entwickelt. Die zentrale Idee dabei:

Wenn wir ein sicheres System haben, in dem all diese unerledigten Dinge hineinkommen, dann kann unser Gehirn diese Aufgabe „vergessen“.

Und so bekommt man seinen Kopf frei.

Ein sicherer System gemäß GTD^©-Methode besteht im Kern aus zwei Elementen:

Einem System - das sind in diesem Fall ein paar Listen
Einem Prozess.

Das System der GTD-Methode

Das sichere System hat folgende Elemente:

Genau ein Posteingang
Man soll genau einen Posteingang haben - also eine Stelle, wo Aufgaben aufschlagen.

Wenn Du ToDos über Email, WhatsApp und Slack bekommst, sind das de facto mehrere Posteingänge. Das führt dazu, Du keinen guten Überblick hast, woher etwas kam oder wo es steht.

Messenger wie WhatsApp haben außerdem den Nachteil, dass man nicht markieren kann, was bereits erledigt oder verarbeitet ist.

Trotzdem kann man das Prinzip des "einen Posteingangs" umsetzen: Wenn Du Dir jede WhatsApp oder Slack-Nachricht mit einem ToDo als Email weiterleitest, kannst Du dafür sorgen, dass wirklich alles an einer Stelle bei Dir ankommt.

Ein eindeutiges Ablagesystem
Für alles, was aufbewahrt werden soll oder muss, sollte es einen eindeutigen Ablageort geben.

Insbesondere sollte es einen Ablageort geben, wo Referenzmaterial hinkommt. Referenzmaterial sind die Informationen, die Du aktuell nicht benötigst - die aber in 2 Monaten wieder interessant werden könnten.

Genau eine Aufgabenliste
Diese Liste enthält alle Aufgaben, die erledigt werden sollen. Folgende Markierungen für Aufgaben sind laut GTD^©-Methode dabei nützlich:

Erinnerungshilfen: Wir sollten zum richtigen Zeitpunkt erinnert werden eine Aufgabe zu erledigen.
Zeitliche Einordnung:
- Der Zeitraum, wann die Aufgabe zu erledigen ist (also z.B. "diese Woche" oder "diesen Monat"
- Spezialfall Deadline: spätester Zeitpunkt, bis wann eine Aufgabe zu erledigen ist

Genau ein Kalender
Genauso, wie es nur eine Aufgabenliste geben soll, sollte es nur einen Kalender geben, in dem Deine Termine stehen. Auch das dient der Sicherheit des Systems, denn so kannst Du keinen Termin dadurch übersehen, dass Du in den falschen Kalender schaust.

Ein Papierkorb
Dieses Element habe ich aufgenommen um bewusst zu machen, dass man sich von vielen Unterlagen oder Dokumenten trennen könnte.

Der Prozess der GTD-Methode

Der Prozess besteht aus vier Schritten, die regelmäßig durchgeführt werden.

1. Erfassen
Alle ToDos, die noch nicht in der Aufgabenliste stehen, sollen dort eingetragen werden. Raus aus dem Kopf - rein in das System. Für diesen Schritt solltest Du Dir jeden Tag einen Moment Zeit nehmen.

2. Leeren des Posteingangs
Dieser Schritt stellt sicher, dass der Posteingang leer und die Aufgabenliste weiter gefüllt wird. Dazu empfiehlt David Allen diese Vorgehensweise:

Jede Email prüfen
Gehe jede Email in Deinem Posteingang durch und entscheide, ob Du damit etwas tun musst. Wenn nein, kannst Du das Element entweder wegwerfen oder als Referenzmaterial ablegen.

Dein System befüllen
Wenn Du mit dem Element etwas tun musst, dann entscheide zuerst, ob es mehr als einen Arbeitsschritt kostet, die Sache zu erledigen.

Mehr als ein Schritt: Projekt anlegen
Wenn es mehr als einen Arbeitsschritt kostet, um die Sache zu erledigen: Erfasse alls Schritte als ToDo in Deiner Aufgabenliste und mache kenntlich, dass diese Aufgaben zusammen gehören. David Allen spricht in diesem Fall von einem Projekt, zu dem diese Aufgaben gehören.

Genau ein Schritt
Überlege, ob es weniger als 2 Minuten dauert, die Sache zu erledigen. Wenn ja, dann erledigst Du sie sofort. Wenn es länger als 2 Minuten dauert, die Sache zu erledigen, dann legst Du in Deiner Liste dafür eine Aufgabe an.

3. ToDos regelmäßig Durchsehen
Der vielleicht wichtigste Schritt ist es, die Aufgabenliste regelmäßig durchzusehen. Empfehlung: Mindestens einmal am Tag.

Dabei wird für jede Aufgabe entschieden, ob die Deadline, Erinnerungshilfe oder zeitliche Einplanung weiterhin so sinnvoll sind. Vielleicht fallen Dir zu der Aufgabe auch noch weitere Schritte ein, die zu tun sind? Eventuell bietet es sich an, aus einer Aufgabe ein Projekt zu machen?

Ebenso sollte für jedes Projekt kurz überlegt werden, ob die nächsten Schritte und Aufgaben ausreichend und vollständig geplant und sinnvoll terminiert sind.

4. Durchführen
Die stets aktuell gepflegte Aufgabenliste ist nun Deine zuverlässige Datenbasis. Mit ihrer Hilfe kannst Du jederzeit entscheiden, was als nächstes zu tun ist. David Allen nennt das die next best action.

Planung mit den 43 Ordnern

Für die zeitlich Planung von Aufgaben schlägt David Allen das Prinzip der 43 Ordner vor. Dieses Bild stammt aus einer Zeit, wo Ordner wirklich noch aus Papier bestanden und keine Ablageorte in einem Dateisystem waren.

Die 43 Ordner stehen für: 12 Ordner für die 12 Monate eines Jahres - und 31 Ordner für die 31 Tage eines Monats. Anstelle von Leitz-Ordnern kannst Du Dir vielleicht Hängeregister vorstellen - dann ist das System gedanklich nicht so riesig.

Und so soll man mit diesen 43 Ordnern arbeiten:

Wenn eine neue Aufgabe entsteht, wird sie dort eingeplant, wann sie dran ist. Wenn also Reifenwechsel im November dran ist, dann würde man diese Aufgabe im November einsortieren.
Wenn ein neuer Monat beginnt, werden die Aufgaben dieses Monats auf die 31 Tage verteilt.

So kann man sicher sein, dass man zum richtigen Zeitpunkt an die Aufgaben erinnert wird.

Trotz dieses inzwischen antiquiert anmutenden Bildes mit den Ordnern ist die dahinter steckende Idee genial:

Ich will die Aufgabe erst dann wieder sehen, wenn sie dran ist.

Viele ToDo-Listen erfüllen diese Forderung nur unzureichend. Das führt dazu, dass man immer wieder über den Reifenwechsel stolpert, der eigentlich erst in ein paar Monaten dran ist.