Planen und Organisieren

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Zur richtigen Zeit das Richtige erledigen - nichts fällt hinten runter. Und am besten ist alles so effizient geplant, dass möglichst wenig Zeit für alles gebraucht wird. Selbstredend ist man dabei noch völlig relaxed. Ist das Planen und Organisieren de luxe - oder wirklich machbar??

Getting things done® (GTD®)

Für mich gibt es ein "Schweizer Taschenmesser" zum Planen und Organisieren: Es heißt "Getting things done ®" - oder kurz GTD®. Mit diesem Werkzeug kannst Du Dich diesem Idealzustand nähern.

GTD® ist keine Software, sondern ein System, das bei konsequenter Anwendung sicher stellt, dass ...

  • ... alles, was zu erledigen ist, zum richtigen Zeitpunkt in dein Blickfeld gerät
  • ... Dein Kopf frei bleibt, weil Deine Gehirn darauf vertrauen kann, dass alles in einem zuverlässigen System steckt.

Einen kurzen Einstieg in GTD© kannst Du mit diesem Artikel hier bei Zeitkünstler.de bekommen.

Eine Übersicht über weitere Beiträge zum Thema GTD©  findest Du Dir hier.

Wochenplan

In Ergänzung zu GTD® empfehle ich, einen Wochenplan zu nutzen. Damit ist nicht gemeint, Aufgaben einzelnen Wochentagen zuzuordnen - sondern sich am Ende der Vorwoche zu notieren, welche Aufgaben in der kommenden Woche zu erledigen sind. Unabhängig davon, wann die Aufgabe in der Woche erledigt wird.

Die Zuordnung von Aufgaben zu Wochen kann in vielen ToDo-Apps z.B. als Tag hinterlegt werden. Wenn Sie also Ihre GTD®-Aufgabenliste in  einer App verwalten, ist es zum Wochenplan nur noch ein kleiner Schritt.

Der Vorteil, die Aufgaben nicht für bestimmte Tage vorzusehen - sondern für eine Woche - liegt in der größeren Flexibilität und der geringeren Frustrations-Chance. Es könnte nämlich passieren, dass Du Dir eine Aufgabe für Dienstag vorgenommen hast - aber durch etwas Unvorhergesehenes davon abgehalten wurdest. Dann bist du möglicherweise frustriert, weil Du Deinen Plan nicht einhalten konntest.

Planung ersetzt den Zufall durch den Irrtum.

Unvorhergesehenes passiert ständig - da ist es hilfreich, in der Planung schon eine pragmatische Flexibilität vorzusehen.

Manche Aufgaben lassen sich leichter erledigen, wenn du in einem gewissen Zustand bist. Ob Du aber am Dienstag genau in diesem Zustand sein wirst und die nötige Energie für die Erledigung einer bestimmten Aufgaben hast - das weißt Du am Sonntag der Vorwoche vermutlich noch nicht.

Mein Tipp
Ich selber nutze zur Verwaltung meiner Aufgaben und für meine Wochenpläne eine MindMap. Wie das geht, kannst Du in diesem Artikel lesen.

Mehr Werkzeuge

Buch Grundlagen der Selbstorganisation

Buch Selbstorganisation - 3. Auflage

Mit meinem Praxis-Ratgeber "Selbstorganisation" lernst Du noch mehr effektive Werkzeuge kennen. Damit gelingt es Dir eine angemessene Struktur in Deinen (Berufs-) Alltag zu bringen.

Und das lernst Du mit diesem Buch:

  • Wie Du Dir ein sicheres System für Deine Selbstorganisation aufbaust - und welche Tools dafür nützlich sind
  • Wie Du effizient mit diesem System arbeiten kannst
  • Wie Du das Prinzip "leerer Posteingang" umsetzen kannst
  • Der optimale Umgang mit der Aufgabenliste und dem Kalender
  • 3 unterschiedliche Strategien, um ToDos zu priorisieren
  • Hilfreiche Strategien zum Umgang mit der Email-Flut
  • Tipps, wie Du Dich besser fokussieren kannst

Das Buch gibt es in der dritten, überarbeitete Auflage für 2,99 € als Kindle-Version und für 9,95 € als Taschenbuch bei Amazon.

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Die App von Zeitkünstler

In meiner App sind die Prinzipien von GTD© konsequent umgesetzt.

  • Planung auf Grundlage der 43 Ordner
  • Jederzeit einen schnellen Blick auf die next best action
  • Projekte nutzen, um ToDos zusammenzuhalten

Mehr zu der App erfährst Du hier.

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