Planen und Organisieren

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Zur richtigen Zeit das Richtige erledigen - nichts fällt hinten runter. Und am besten ist alles so effizient geplant, dass möglichst wenig Zeit für alles gebraucht wird. Selbstredend ist man dabei noch völlig relaxed. Ist das Planen und Organisieren de luxe - oder wirklich machbar??

Organisieren mit Getting things done® (GTD®)

Für mich gibt es ein "Schweizer Taschenmesser" zum Planen und Organisieren: Es heißt "Getting things done ®" - oder kurz GTD®. Mit diesem Werkzeug kannst Du Dich diesem Idealzustand nähern.

GTD® ist keine Software, sondern ein System, das bei konsequenter Anwendung sicher stellt, dass ...

  • ... alles, was zu erledigen ist, zum richtigen Zeitpunkt in dein Blickfeld gerät
  • ... Dein Kopf frei bleibt, weil Dein Gehirn darauf vertrauen kann, dass alles in einem zuverlässigen System steckt.

Hier findest Du weitergehende Informationen zu GTD©:

  • Einen kurzen Einstieg in GTD© kannst Du mit diesem Artikel hier bei Zeitkünstler.de bekommen.
  • Eine Übersicht über Möglichkeiten GTD©  konkret umzusetzen, findest Du Dir hier.
  • Meine ToDo-App implementiert ebenfalls die Prinzipien von GTD©.

Wochenplan

In Ergänzung zu GTD® empfehle ich, einen Wochenplan zu nutzen um Dich zu organisieren. Damit ist nicht gemeint, Aufgaben einzelnen Wochentagen zuzuordnen. Vielmehr machst Du Dir am Ende einer Woche Gedanken dazu, welche Aufgaben insgesamt in der kommenden Woche zu erledigen sind. Unabhängig davon, wann die Aufgabe in der Woche erledigt wird.

Die Zuordnung von Aufgaben zu Wochen kann in vielen ToDo-Apps z.B. als Tag hinterlegt werden. Wenn Du also Deine GTD®-Aufgabenliste in einer App verwaltest, ist es zum Wochenplan nur noch ein kleiner Schritt.

Der Vorteil einer Planung auf Wochenebene liegt in der größeren Flexibilität. All zu oft passiert es nämlich, dass man sich für einen bestimmten Tag etwas vornimmt - und dann kommt etwas dazwischen. Das kann möglicherweise frustrieren, weil man den sorgsam ausgetüftelten Plan nicht einhalten konntest.

Planung ersetzt den Zufall durch den Irrtum.

Unvorhergesehenes passiert ständig - da ist es hilfreich, in der Planung schon eine pragmatische Flexibilität vorzusehen.

Manche Aufgaben lassen sich leichter erledigen, wenn du in einem gewissen Zustand bist. Ob Du aber am Dienstag genau in diesem Zustand sein wirst und die nötige Energie für die Erledigung einer bestimmten Aufgaben hast - das weißt Du am Sonntag der Vorwoche vermutlich noch nicht.

Mein Tipp
Ich selber nutze zur Verwaltung meiner Aufgaben und für meine Wochenpläne eine MindMap. Wie das geht, kannst Du in diesem Artikel lesen.

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Die ToDo-App von Zeitkünstler

In meiner ToDo-Liste sind die Prinzipien von GTD© konsequent umgesetzt:

  • Planung auf Grundlage der 43 Ordner
  • Jederzeit einen schnellen Blick auf die next best action
  • Projekte nutzen, um ToDos zusammenzuhalten

Mehr zu der App erfährst Du hier.

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