Planen und Organisieren

Empty checklistZur richtigen Zeit das Richtige erledigen – nichts fällt hinten runter. Und am besten ist alles so effizient geplant, dass möglichst wenig Zeit für alles gebraucht wird. Selbstredend ist man dabei noch völlig relaxed.

Ist das ein Idealzustand – oder wirklich machbar?

 

Getting things done® (GTD®)

Für mich gibt es ein „Schweizer Taschenmesser“ zum Planen und Organisieren von allem, was ansteht: Es heißt „Getting things done ® – oder kurz GTD®. Mit diesem Werkzeug kannst Du Dich diesem Idealzustand nähern.

GTD® ist keine Software, sondern ein System, das bei konsequenter Anwendung sicher stellt, dass …

  • … alles, was zu erledigen ist, zum richtigen Zeitpunkt in dein Blickfeld gerät
  • … Dein Kopf frei bleibt, weil Deine Gehirn darauf vertrauen kann, dass alles in einem zuverlässigen System steckt.

Einige der ersten Blog-Artikel hier auf Zeitkünstler.de behandeln GTD® und verschiedene Anwendungsbeispiele. Stöber doch einfach durch diese Artikel – zum Einstieg empfehle ich folgenden Artikel:

  • Selbstmanagement mit Methode: GTD® in Kurzform

    Selbstmanagement mit Methode: GTD® in Kurzform

    Wie können wir es schaffen, immer zur richtigen Zeit das Richtige zu tun, nichts mehr zu vergessen und einen vollen Überblick über alle noch offenen Aufgaben zu behalten? Nach meiner Erfahrung ist dies gerade für Menschen, die gerne viele Verpflichtungen eingehen, ein Idealziel. Als möglichen Ansatz für dieses Idealziel möchte ich Ihnen die Methode „Getting things done“ - kurz GTD …

Alle Artikel bei Zeitkünstler zum Thema GTD® kannst Du Dir hier ansehen.

Wochenplan

In Ergänzung zu GTD® empfehle ich, einen Wochenplan zu nutzen. Damit ist nicht gemeint, Aufgaben einzelnen Wochentagen zuzuordnen – sondern sich am Ende der Vorwoche zu notieren, welche Aufgaben in der kommenden Woche zu erledigen sind. Unabhängig davon, wann die Aufgabe in der Woche erledigt wird.

Die Zuordnung von Aufgaben zu Wochen kann in vielen Apps zur Aufgabenverwaltung z.B. als Tag hinterlegt werden. Wenn Sie also Ihre GTD®-Aufgabenliste in  einer App verwalten, ist es zum Wochenplan nur noch ein kleiner Schritt.

Der Vorteil, die Aufgaben nicht für bestimmte Tage vorzusehen – sondern für eine Woche – liegt in der größeren Flexibilität und der geringeren Frustration. Es könnte nämlich passieren, dass Du Dir eine Aufgabe für Dienstag vorgenommen hast. Dummerweise kommt es Unvorhergesehenes dazwischen und Du schaffst es am Dienstag nicht. Dann bist du möglicherweise frustriert, weil Du Deinen Plan nicht einhalten konntest.

Planung ersetzt den Zufall durch den Irrtum.

Unvorhergesehenes passiert ständig – da ist es hilfreich, in der Planung schon eine pragmatische Flexibilität vorzusehen.

Manche Aufgaben lassen sich leichter erledigen, wenn du in einem gewissen Zustand bist. Ob Du aber am Dienstag genau in diesem Zustand sein wirst und die nötige Energie für die Erledigung einer bestimmten Aufgaben hast – das weißt Du am Sonntag der Vorwoche vermutlich noch nicht.

Mein Tipp
Ich selber nutze zur Verwaltung meiner Aufgaben und für meine Wochenpläne eine MindMap. Wie das geht, kannst Du in diesem Artikel lesen.

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Bild Klaus HeywinkelÜber Klaus Heywinkel

Ich bin Vater, Multiprojektsteuerer, Autor, Trainer und Coach. Was mich antreibt: Praxistaugliche Ideen entwickeln - damit Du mehr Zeit für Dich findest.